Coaching Executivo

Procrastinação é o principal problema dos que desejam realizar as coisas. Muitas vezes é originária do medo da tarefa – isto é, de uma certa insegurança inconsciente,  de não ter certeza se sabemos fazê-la bem.

O principal problema da procrastinação é que misturamos a nossa percepção do nosso Eu, de quem somos, com a percepção do que fazemos. Misturamos o Ser com o Fazer e com o Ter (*1) . Se não fazemos tudo o que nos propomos a fazer, sentimos uma ferida em nosso Ego, em nossa própria auto-estima; mas se o fazemos e ele não fica bem feito, também somos feridos em nossa auto-estima. Assim, com duas forças opostas se digladiando, criamos um duplo vínculo neurótico e ficamos no limbo, perpétuamente suspensos entre idealizar a tarefa ideal e estar sempre desejando completar a tarefa…

Em outras palavras, a nossa visão ideal da tarefa é de 100%, mas a tarefa executada possivelmente será uns 65% do que desejamos. E, por questões da nossa  estrutura psicológica e para preservar a auto-estima, a mente inconsciente “sabota” o impulso de realização. Pois se protelarmos a execução, continuamos a sentir o prazer de idealizar a tarefa.

Para superar esta dicotomia, uma das melhores recomendações é “quebrar” a tarefa grande em tarefas menores, para que não pareça tão assustadora. Ou, então, começar com tarefas menores, para que fiquemos mais “aquecidos” e assim aumentemos a disposição para realizar tarefas maiores.

No entanto, a tendência ao perfeccionismo mesmo assim pode interferir com o impulso de realização. Isto é, temos uma imagem na mente de como deve ser a tarefa perfeita. No entanto, esta imagem perfeita nunca será capaz de ser real. E quando tentamos iniciar a tarefa, mesmo em etapas menores, nos defrontamos com a percepção de que não será igual ao que nos propomos a fazer. E isto é desmotivante.

Superar a procrastinação requer formação de hábito e também o emprego de estratégias mentais. Pode ser útil barganhar com algo que nós queremos muito, tal como só assistir a um programa de televisão do qual gostamos se completamos a tarefa do dia.  No entanto, tal como no adestramento de animais, o melhor é barganhar com premiações, e não com punições.

Todo mundo que estuda sobre adestramento de animais aprende que qualquer animal aprende melhor com estímulos do que com castigos. Inclusive o animal humano. Podemos fazer esta analogia porque na realidade nosso cérebro é composto de no mínimo três diferentes cérebros, de acordo com a teoria evolutiva de Paul MacLean (*2): possuimos o “cérebro reptiliano”, básicamente instintivo; o “sistema límbico”, que é o nosso cérebro mamífero, voltado às emoções; e o neocórtex, sede do pensamento cognitivo mais evoluído. Assim, em nossas reações comportamentais, podemos dizer que reagimos aproximadamente 66% como animais e só 33% como humanos…

Isto é, não devemos “nos punir”, dizendo a nós mesmos que só faremos algo de que gostamos se completarmos nossa tarefa, pois isto é desestimulante a longo prazo. Ao contrário, devemos “nos premiar”, dizendo a nós mesmos que nos brindaremos com algo a mais, se completarmos a tarefa. Pode parecer a mesma coisa, mas para o inconsciente é bem diferente, pois quando focalizamos a atenção no prêmio, contribuimos para fazer pender a balança em direção à realização.

Outra coisa importante é nos auto-elogiarmos e estimularmos a cada pequenina mudança na direção correta, exatamente da mesma maneira que no adestramento de animais. Se fizemos corpo mole e no fim do dia só executamos uma tarefa das três a que nos propomos para hoje, será contraproducente dizermos a nós mesmos “só isso?!?!” e nós tacharmos de preguiçosos. O melhor é dizer “parabéns, uma tarefa bem feita! Que ótimo! Amanhã faremos duas”.  Com o tempo tal procedimento cria uma potenciação positiva em nossas emoções, superando o duplo vínculo citado antes.

(*1) Já escrevi um pouco sobre isso no meio de um artigo mas pretendo me aprofundar mais neste tema futuramente….  Auto-Estima e o Conceito do Eu

(*2) Teoria do Cérebro Trino
Ver também:
Cérebro Reptiliano
http://br.groups.yahoo.com/group/pnlbr/message/622

Em fevereiro próximo estarei participando deste evento.

Clique no link para maiores informações:

Eficiência e Processos – Como otimizar a gestão do tempo em sua empresa

Nestes textos também pretendo escrever sobre GTD, principalmente textos curtos, de certa forma mais descompromissados. O objetivo é tornar o sistema de mais fácil compreensão, o que nem sempre acontece em um texto exaustivo.

Em resumo, o que é mais importante apreender sobre GTD? O conceito principal é a estruturação de seus compromissos, tarefas, projetos e ações, quaisquer que sejam, dentro de um sistema único, e que facilite o rápido acompanhamento do andamento das tarefas relacionadas.

Dentro do GTD existem oito locais de armazenamento de tarefas e projetos. A essência do método é fazer a manipulação de cada tarefa e projeto de forma fácil, permitindo atualizar rápidamente as anotações referentes a eles e tornando simples mover um projeto de um dos locais para qualquer outro.

Os locais são:
Caixa de Entrada – a “pilha de pendências” inicial, que é a entrada no sistema;
Arquivo de Projetos – uma documentação organizada de informações de cada projeto que estamos gerenciando em nossa vida pessoal e profissional;
Itens no Calendário - é a Agenda própriamente dita, com os compromissos marcados;
Itens Adiados – são a lista de Itens que devem ser marcados futuramente no Calendário para serem feitos. Não são compromissos, específicamente falando, mas podem vir a ser, pois são compromissos conosco mesmos. Devemos abrir “janelas do tempo” para fazer as tarefas relacionadas nestes itens;
Itens Delegados – são tarefas, projetos e compromissos que solicitamos a outras pessoas que o façam – sejam fornecedores, colegas, subordinados e até chefes. E precisamos listar, de alguma maneira, os prazos e dados pertinentes, para manter um follow-up;
Itens no Arquivo de Referência - são informações que podem ser úteis a vários projetos atuais ou futuros. Ou são informações genéricas, que podem dar origem a algum projeto;
Itens no Lixo – são itens completados ou que desistimos de fazer ou optamos por não guardar os dados por mais tempo. O ideal é esvaziar o local “Lixo” diáriamente;
Itens em “Algum Dia/ Talvez” - são projetos ou tarefas que desejamos fazer, mas que, por falta de recursos (de tempo, dinheiro, disposição ou conhecimento) não queremos agendar no momento. Não são adiados, pois podemos decidir não fazê-los.

Para mim, que sou uma pessoa essencialmente digital, usar uma alternativa de baixa tecnologia – papel, caneta etc – para gerenciar tais itens seria impensável. Só o trabalho de pensar em guardar resmas de papel, estocá-las, manipular de um lado para o outro é cansativo.

No entanto, reconheçamos que nem tudo pode ser guardado em meio digital. O trabalho de digitalização de muita informação que já está em nossos arquivos pode tornar improdutivo o processo. Por isso todo sistema GTD é um pouco misto: deve ter uma faceta analógica – para arquivar dados reais, em papel e até objetos – e outra faceta digital – para arquivar informações eletrônicas.

O melhor sistema é aquele com melhor garantia contra falhas de equipamentos. E, para isso, nada é superior aos sistemas com base na Web: os computadores dos servidores possuem sistemas de backup diário e, às vezes, instantâneo, com HDs RAID e profissionais encarregados apenas de backup. Por isso é muito inseguro guardar dados críticos em computadores isolados, sejam caseiros ou clientes desktops em empresas.

Optei por manter a quase totalidade de meu sistema GTD na Web. E, além do mais, existem vários sistemas de baixo custo ou gratuitos. Já mencionei vários no artigo Como Fazer Mais em Menos Tempo .

Em outros textos falarei mais sobre as alternativas de alta e baixa tecnologia.

Divulguei na lista GTD Brasil que estava testando um carimbo para GTD, adaptado para quem gosta de fazer GTD analógico, no papel. O pessoal me cobrou e decidi postar por aqui o modelo.

Testei duas versões, e coloco o que gostei mais. O uso principal é para folhas de PA (Próxima Ação) ou NA (Next Actions) para quem prefere a sigla em inglês. Mas também serve para folhas de projetos e até listas diversas.

O uso é simples, pois pode-se utilizá-lo para carimbar uma folha de papel grande (A4, ofício ou até A3, se você costuma fazer quadros detalhados em formato grande) ou uma ficha 4×5. Deste modo é mais versátil.

A imagem tem 7 cm de largura, suficiente para a minha letra grande. Se a sua letra é pequenina, reduza-a de acordo com o seu gosto pessoal. O ideal é preenchê-lo à lápis, para permitir rasuras.

Segue a imagem:

Vamos explicar as convenções, analisando por coluna.

Primeira Coluna:

N° = Número é uma numeração sequencial de ordem das tarefas. Serve para priorizar tarefas pela escolha do momento – algo que está sempre mudando.

Tipo é uma espécie de categoria do tipo de tarefa que devo realizar. Coloco uma sigla de três letras para entender o que fazer. Há muitos usos para a categoria Tipo:

1. Lst – Lista, para identificar listas diferenciadas, que serão especificadas embaixo do carimbo. Uma lista de PAs é um caso especial de lista, é verdade, mas também encaro qualquer lista como um conjunto de próximas ações – pois listamos algo para pensar o que fazer sobre isso depois. O conceito é intercambiável. Porém, nem toda lista é acionável, pode ser apenas uma referência.
2. Fup – Follow-Up ou Verificar, indicando que é uma tarefa para cobrar, verificar ou conferir algo de alguém, que se comprometeu a fazer alguma coisa. Por exemplo, não utilizo o contexto “Aguardando”, e sim troco-o por uma ação específica no contexto que farei quando verificar a tarefa. E coloco um prazo e um tipo de tarefa “Fup” (follow-up / verificar).
3. Ref – Referência, indicando que a tarefa é apenas uma indicação, sem uma ação relacionada, e deve ser apenas anotada em seu Projeto específico, quando não for mais útil.
4. Fut – Futuro, indicando que é uma tarefa simples ou um projeto do tipo Algum dia / Talvez ou uma lista de objetos ou referências do tipo Algum dia / Talvez. Não é uma referência pois tem um potencial de ser acionável.
5. Asp – Ação Simples, indicando que é uma tarefa única, sem pertencer a nenhum projeto específico.
6. Art – Ação Rotineira, indicando que é uma tarefa repetitiva, e deve ser anotada qual é a periodicidade necessária.
7. Apj – Ação de Projeto, é uma ação que pertence a um Projeto. É importante listar as principais ações na folha do Projeto específico, identificando, se possível, as metas de cada ação.
8. Quando a folha carimbada é de Projeto, posso colocar tipos mais detalhados, tais como “inf” (informática), “des” (desenvolvimento pessoal e estudos), “gtd” (organização pessoal) e outros. Se for útil, especifique uma convenção mais detalhada.

Páginas – caso a folha tenha diversas páginas, ou caso a ficha seja acompanhada de anexos, com diversas páginas, sempre especifique o total de páginas, no modelo “primeira / total de páginas”. Se são cinco páginas, seria 1/5. E eu carimbo cada página, com 2/5, 3/5 e assim por diante.

Segunda Coluna:

@ = Significa “Contexto”, e identifica os recursos/ locais/ ferramentas/ pessoas que irá precisar para executar a Tarefa / Próxima Ação.
Costumo utilizar os contextos: T (telefonar), E (escrever), O (office=escritório), R (rua), C (casa), L(ler). Em alguns casos coloco vários contextos no espaço, ou coloco Q (qualquer).

Data – como o próprio nome já diz, é a data em que escrevemos a folha de PA (Próxima Ação). É um bom hábito sempre colocar a data da anotação em tudo o que escrevemos .

Prazo – é o prazo esperado de realização da PA – ou do Projeto, em folha de Projeto. Nem todas as PA terão prazos definidos.

Terceira Coluna:

E = Energia é uma avaliação subjetiva do nível de dedicação e esforço mental e físico que você precisará para a tarefa. Normalmente divido-a em B (Baixa), M (Média) e A (Alta). Para mim é o suficiente.

Quarta Coluna:

Projeto, coloco “pfi”, pessoa física, para projetos pessoais, ou “pju”, pessoa jurídica, para projetos profissionais, e embaixo do carimbo coloco um nome, uma sigla e descrevo o projeto.

Lista – Coloque um visto, se a folha se refere a uma lista genérica, não exatamente a um Projeto ou a uma lista específica de PAs. Ou fica em branco, caso seja outra coisa.

PA – Próxima Ação, marco com um visto. É o visto mais comum.

Embaixo:

Nome, Sigla e Descrição – é o conteúdo do Projeto, Lista ou PA, com uma descrição mais detalhada do que deve ser feito.

Um carimbo como esse pode servir para aqueles que, como eu, ainda tem uma profusão de materiais herdados da era pré-computador… Serve como forma de organizar dossiês de assuntos, antes de digitar o que for útil.

GTD no Rio de Janeiro
Gestão de Tempo e Metas em orientação individual

Muitas vezes você se percebe atarefado e sobrecarregado, sob o peso das atividades diárias. O estresse cobra seu preço e você pensa se a solução é umas férias ou contratar um “clone” seu…Talvez a solução seja mais simples do que pensa: um sistema simples, porém disciplinado, poderá lhe ajudar a resolver esta overdose de informações e responsabilidades que enfrenta.

Mas para isso é importante saber como. Se é profissional liberal, gerente, executivo, técnico, aposentado ou estudante, sempre precisará de um sistema eficiente. E nada melhor do que receber uma orientação específica, uma consultoria pessoal – que atualmente é chamada de Coaching - para lhe ajudar a desenvolver um sistema adequado.

Receba assessoria especializada no sistema GTD (Getting Things Done).

Antonio Azevedo, Coach Pessoal e Executivo, lhe orientará em seu processo de desenvolver um sistema personalizado de controle de Tarefas, Ações, Metas e Follow-ups.

Aprenda a usar sistemas livres de alta tecnologia e/ou onlines, tais como Tasktoy, AirSet, utilizar o GMail como sistema de gerenciamento de tempo, editor outliner DeskNote e, em alguns casos, sistemas de gerenciamento de grupos, tais como o DotProject. E até como utilizar um subnotebook de forma eficaz, tal como o EeePC.

E, se preferir sistemas de baixa tecnologia, saiba como utilizar um sistema de arquivamento simples porém eficiente, desenvolver uma prática de anotações claras, utilizar um HipsterPDA e criar um verdadeiramente pessoal procedimento de organização pessoal – e mantê-lo, dia após dia…

Conheça mais sobre o sistema GTD em Como fazer mais em menos tempo. E entre em contato pelo e-mail “coaching@antonioazevedo.com.br” para descobrir como desenvolver rápidamente um sistema eficiente de gerenciamento de sua vida.

Temas:
Organização Pessoal. Análise de Metas. Valores Pessoais e definição de Metas. Planejamento de Visão, Missão, Sonhos, Tarefas e Metas. Linha da Vida. Progressão (visitar o Futuro). Exercício de integração da motivação com a ação. Controlar o Presente. Cooperatividade e interdependência. Como fazer e participar de reuniões. Tarefas urgentes, importantes e circunstanciais. Negociando o seu tempo com seus chefes e clientes. Metodologia GTD. Arquivamento Pessoal e Organizacional. Softwares para Workgroups. Agendas colaborativas. Formulários e fichamentos. Sistemas informatizados de gestão do tempo e metas. PDCA na gestão do tempo. Análise de ações e resultados.