Coaching, GTD, Links, Produtividade

Fast Coaching – Dica 1

Fast Coaching –  Dica 1 (Dicas rápidas para seu autodesenvolvimento)
Quer uma boa dica para organizar a sua vida?

Use um aplicativo para celular e anote os seus hábitos de vida e tudo o mais.

Se os anotar – por exemplo, a hora que dorme, a hora que acorda, suas ideias e insights, o que come e quanto faz ginástica – poderá analisar melhor como os seus hábitos e comportamentos influenciam o atingimento de seus objetivos. Assim, poderá implementar mudanças graduais – as mais fáceis e costumeiramente eficientes formas de mudança – ao invés de se debater com “decisões de Ano Novo” que nunca são implementadas.  Continue lendo

GTD, Produtividade

Recomendação de Produtividade – use bem uma Agenda

agendaComo aficcionado do sistema GTD (*) de organização das tarefas no tempo (e não de organização do tempo, pois o tempo não se organiza, o tempo se aproveita), sempre digo que usar bem uma agenda é essencial. E fico impressionado com a quantidade de pessoas que não usam – e até se gabam – de não ter uma agenda.

Seja de papel ou virtual, no celular, tablet ou computador, uma agenda não serve apenas para memória de compromissos, mas também para planejar objetivos e metas. Manter todas as informações na cabeça não é “orgulho de ter boa memória”. Ao contrário, é uma atitude pouco profissional, pois não se está usando os bons recursos de um planejamento das atividades.
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Coaching, GTD, Produtividade

Técnica AntiProcrastinação

Procrastination-Dinosaurs-Noahs-Ark-cartoon-273x300Muitas vezes você está assoberbado com dezenas de projetos, metas e tarefas, e a quantidade de objetivos lhe traz uma sensação de paralisia?

O excesso de coisas a fazer dificulta a concentração em cada coisa. Além do mais, imagens mentais de perfeccionismo podem atrapalhar a execução das tarefas, dividindo a nossa mente e bloqueando a criatividade e a capacidade de raciocínio analítico, essenciais para resolver problemas.

A melhor maneira de sair deste impasse é agir dia após dia, sem se importar tanto com a grande massa de objetivos, mas apenas com a execução do que foi escolhido para o momento, criando foco e reforçando o impulso de realização. Continue lendo

GTD, Produtividade

Porque eu gosto do Google Tasks do Gmail

Ultimamente estou escrevendo pouco sobre GTD (Getting Things Done – uma das mais modernas metodologias de Organização de Tarefas no Tempo). Já há alguns posts sobre os conceitos, mas hoje vou falar do básico – a lista de tarefas.

Lista de tarefas é essencial. Se você trabalha, seja em casa ou em um escritório ou fábrica, terá uma lista, seja em em um caderno, na agenda, no computador ou, apenas, na cabeça. O GTD diz que manter uma lista em uma agenda é uma péssima idéia. Misturar compromissos (atividades marcadas no tempo) com tarefas (atividades que não tem data prefixada, mas que deverão, em algum momento, ser alocadas no tempo) acaba confundindo as coisas. Continue lendo

Coaching, GTD

Ferramenta 5W2H para Plano de Ação

5w2h

Muitos coaches utilizam ferramentas sofisticadas para ajudar seus clientes a elaborar Planos de Ação. Eu mesmo já usei diversas. No entanto, considero que uma das ferramentas mais simples e práticas é o famoso 5W2H.

Esta técnica, bastante usada na área da Qualidade Total e no Gerenciamento de Projetos, tem origem antiga, e consiste em uma maneira sucinta de descrever um procedimento e detalhar uma estratégia para levar a cabo um procedimento.

Soube recentemente que um site brasileiro criou o “5W2H Online”, para montar online sistemas 5w2H. E é totalmente gratuito. Como é uma ferramenta que vale a pena usar, estou divulgando-o aqui. Visitem o http://www.5w2h.miguelando.com/ (a tela do 5W2H de lá é a imagem deste post). Continue lendo

GTD, Produtividade

Como vencer a Procrastinação?

Procrastinação é o principal problema dos que desejam realizar as coisas. Muitas vezes é originária do medo da tarefa – isto é, de uma certa insegurança inconsciente,  de não ter certeza se sabemos fazê-la bem.

O principal problema da procrastinação é que misturamos a nossa percepção do nosso Eu, de quem somos, com a percepção do que fazemos. Misturamos o Ser com o Fazer e com o Ter (*1) . Se não fazemos tudo o que nos propomos a fazer, sentimos uma ferida em nosso Ego, em nossa própria auto-estima; mas se o fazemos e ele não fica bem feito, também somos feridos em nossa auto-estima. Assim, com duas forças opostas se digladiando, criamos um duplo vínculo neurótico e ficamos no limbo, perpétuamente suspensos entre idealizar a tarefa ideal e estar sempre desejando completar a tarefa…

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GTD

A Essência do GTD

Nestes textos também pretendo escrever sobre GTD, principalmente textos curtos, de certa forma mais descompromissados. O objetivo é tornar o sistema de mais fácil compreensão, o que nem sempre acontece em um texto exaustivo.

Em resumo, o que é mais importante apreender sobre GTD? O conceito principal é a estruturação de seus compromissos, tarefas, projetos e ações, quaisquer que sejam, dentro de um sistema único, e que facilite o rápido acompanhamento do andamento das tarefas relacionadas.

Dentro do GTD existem oito locais de armazenamento de tarefas e projetos. A essência do método é fazer a manipulação de cada tarefa e projeto de forma fácil, permitindo atualizar rápidamente as anotações referentes a eles e tornando simples mover um projeto de um dos locais para qualquer outro.

Os locais são:
Caixa de Entrada – a “pilha de pendências” inicial, que é a entrada no sistema;
Arquivo de Projetos – uma documentação organizada de informações de cada projeto que estamos gerenciando em nossa vida pessoal e profissional;
Itens no Calendário – é a Agenda própriamente dita, com os compromissos marcados;
Itens Adiados – são a lista de Itens que devem ser marcados futuramente no Calendário para serem feitos. Não são compromissos, específicamente falando, mas podem vir a ser, pois são compromissos conosco mesmos. Devemos abrir “janelas do tempo” para fazer as tarefas relacionadas nestes itens;
Itens Delegados – são tarefas, projetos e compromissos que solicitamos a outras pessoas que o façam – sejam fornecedores, colegas, subordinados e até chefes. E precisamos listar, de alguma maneira, os prazos e dados pertinentes, para manter um follow-up;
Itens no Arquivo de Referência – são informações que podem ser úteis a vários projetos atuais ou futuros. Ou são informações genéricas, que podem dar origem a algum projeto;
Itens no Lixo – são itens completados ou que desistimos de fazer ou optamos por não guardar os dados por mais tempo. O ideal é esvaziar o local “Lixo” diáriamente;
Itens em “Algum Dia/ Talvez” – são projetos ou tarefas que desejamos fazer, mas que, por falta de recursos (de tempo, dinheiro, disposição ou conhecimento) não queremos agendar no momento. Não são adiados, pois podemos decidir não fazê-los.

Para mim, que sou uma pessoa essencialmente digital, usar uma alternativa de baixa tecnologia – papel, caneta etc – para gerenciar tais itens seria impensável. Só o trabalho de pensar em guardar resmas de papel, estocá-las, manipular de um lado para o outro é cansativo.

No entanto, reconheçamos que nem tudo pode ser guardado em meio digital. O trabalho de digitalização de muita informação que já está em nossos arquivos pode tornar improdutivo o processo. Por isso todo sistema GTD é um pouco misto: deve ter uma faceta analógica – para arquivar dados reais, em papel e até objetos – e outra faceta digital – para arquivar informações eletrônicas.

O melhor sistema é aquele com melhor garantia contra falhas de equipamentos. E, para isso, nada é superior aos sistemas com base na Web: os computadores dos servidores possuem sistemas de backup diário e, às vezes, instantâneo, com HDs RAID e profissionais encarregados apenas de backup. Por isso é muito inseguro guardar dados críticos em computadores isolados, sejam caseiros ou clientes desktops em empresas.

Optei por manter a quase totalidade de meu sistema GTD na Web. E, além do mais, existem vários sistemas de baixo custo ou gratuitos. Já mencionei vários no artigo Como Fazer Mais em Menos Tempo .

Em outros textos falarei mais sobre as alternativas de alta e baixa tecnologia.

GTD

Carimbo para GTD analógico

Divulguei na lista GTD Brasil que estava testando um carimbo para GTD, adaptado para quem gosta de fazer GTD analógico, no papel. O pessoal me cobrou e decidi postar por aqui o modelo.

Testei duas versões, e coloco o que gostei mais. O uso principal é para folhas de PA (Próxima Ação) ou NA (Next Actions) para quem prefere a sigla em inglês. Mas também serve para folhas de projetos e até listas diversas.

O uso é simples, pois pode-se utilizá-lo para carimbar uma folha de papel grande (A4, ofício ou até A3, se você costuma fazer quadros detalhados em formato grande) ou uma ficha 4×5. Deste modo é mais versátil.

A imagem tem 7 cm de largura, suficiente para a minha letra grande. Se a sua letra é pequenina, reduza-a de acordo com o seu gosto pessoal. O ideal é preenchê-lo à lápis, para permitir rasuras.

Segue a imagem:

carimbogtd.gif
Vamos explicar as convenções, analisando por coluna.

Primeira Coluna:

= Número é uma numeração sequencial de ordem das tarefas. Serve para priorizar tarefas pela escolha do momento – algo que está sempre mudando.

Tipo é uma espécie de categoria do tipo de tarefa que devo realizar. Coloco uma sigla de três letras para entender o que fazer. Há muitos usos para a categoria Tipo:

  1. Lst – Lista, para identificar listas diferenciadas, que serão especificadas embaixo do carimbo. Uma lista de PAs é um caso especial de lista, é verdade, mas também encaro qualquer lista como um conjunto de próximas ações – pois listamos algo para pensar o que fazer sobre isso depois. O conceito é intercambiável. Porém, nem toda lista é acionável, pode ser apenas uma referência.
  2. Fup – Follow-Up ou Verificar, indicando que é uma tarefa para cobrar, verificar ou conferir algo de alguém, que se comprometeu a fazer alguma coisa. Por exemplo, não utilizo o contexto “Aguardando”, e sim troco-o por uma ação específica no contexto que farei quando verificar a tarefa. E coloco um prazo e um tipo de tarefa “Fup” (follow-up / verificar).
  3. Ref – Referência, indicando que a tarefa é apenas uma indicação, sem uma ação relacionada, e deve ser apenas anotada em seu Projeto específico, quando não for mais útil.
  4. Fut – Futuro, indicando que é uma tarefa simples ou um projeto do tipo Algum dia / Talvez ou uma lista de objetos ou referências do tipo Algum dia / Talvez. Não é uma referência pois tem um potencial de ser acionável.
  5. Asp – Ação Simples, indicando que é uma tarefa única, sem pertencer a nenhum projeto específico.
  6. Art – Ação Rotineira, indicando que é uma tarefa repetitiva, e deve ser anotada qual é a periodicidade necessária.
  7. Apj – Ação de Projeto, é uma ação que pertence a um Projeto. É importante listar as principais ações na folha do Projeto específico, identificando, se possível, as metas de cada ação.
  8. Quando a folha carimbada é de Projeto, posso colocar tipos mais detalhados, tais como “inf” (informática), “des” (desenvolvimento pessoal e estudos), “gtd” (organização pessoal) e outros. Se for útil, especifique uma convenção mais detalhada.

Páginas – caso a folha tenha diversas páginas, ou caso a ficha seja acompanhada de anexos, com diversas páginas, sempre especifique o total de páginas, no modelo “primeira / total de páginas”. Se são cinco páginas, seria 1/5. E eu carimbo cada página, com 2/5, 3/5 e assim por diante.

Segunda Coluna:

@ = Significa “Contexto”, e identifica os recursos/ locais/ ferramentas/ pessoas que irá precisar para executar a Tarefa / Próxima Ação.
Costumo utilizar os contextos: T (telefonar), E (escrever), O (office=escritório), R (rua), C (casa), L(ler). Em alguns casos coloco vários contextos no espaço, ou coloco Q (qualquer).

Data – como o próprio nome já diz, é a data em que escrevemos a folha de PA (Próxima Ação). É um bom hábito sempre colocar a data da anotação em tudo o que escrevemos .

Prazo – é o prazo esperado de realização da PA – ou do Projeto, em folha de Projeto. Nem todas as PA terão prazos definidos.

Terceira Coluna:

E = Energia é uma avaliação subjetiva do nível de dedicação e esforço mental e físico que você precisará para a tarefa. Normalmente divido-a em B (Baixa), M (Média) e A (Alta). Para mim é o suficiente.

Quarta Coluna:

Projeto, coloco “pfi”, pessoa física, para projetos pessoais, ou “pju”, pessoa jurídica, para projetos profissionais, e embaixo do carimbo coloco um nome, uma sigla e descrevo o projeto.

Lista – Coloque um visto, se a folha se refere a uma lista genérica, não exatamente a um Projeto ou a uma lista específica de PAs. Ou fica em branco, caso seja outra coisa.

PA – Próxima Ação, marco com um visto. É o visto mais comum.

Embaixo:

Nome, Sigla e Descrição – é o conteúdo do Projeto, Lista ou PA, com uma descrição mais detalhada do que deve ser feito.

Um carimbo como esse pode servir para aqueles que, como eu, ainda tem uma profusão de materiais herdados da era pré-computador… Serve como forma de organizar dossiês de assuntos, antes de digitar o que for útil.