Coaching

Dinheiro eletronico via celular

O preço de uma oportunidade

Escarafuçando o meu email, me deparei com esta mensagem antiga de 2005, para um parceiro de negócios. Nesta eu pensava sobre um tipo de dinheiro eletrônico via celular.

O bitcoin foi criado em 2009. E o M-Pesa, dinheiro celular via SMS no Quênia e em muitos países africanos, foi iniciado em 2007.

Posso dizer que a minha ideia estava bem adiante do seu tempo e, se eu tivesse a colocado em ação, poderia ser bilionário hoje… 🙂

Estou liberando esta ideia para vocês refletirem não só pela oportunidade perdida mas para pensarmos sobre o foco. Podemos ter belas ideias, mas se não nos dedicarmos a implantá-las elas podem ficar datadas e não darem frutos.

Pensem sempre sobre isso, em levar adiante as suas ideias. Mesmo que não sejam nem 1% do que pensaram, se a transformarem em ação poderão colher frutos gigantescos.
Dinheiro eletrônico via celular
dom., 23 de jan. de 2005 20:49

Este é um empecilho para o meu antigo sonho de criar um serviço de  “dinheiro por celular”. Se é tão fácil monitorar as linhas de celulares, capturando senhas, como utilizar para fazer compras capilarizadas, tais como pipoca, cinema,  ônibus, táxis, pão, revistas e jornais? É importante pensar em um jeito para que a senha não seja fácil de ser roubada.
Eu penso nesta forma de dinheiro eletrônico como um serviço por celular. Estou usando esta mensagem como um rascunho, um “anteprojeto de marketing”.

PROPOSTA
A minha idéia é criar uma “moeda virtual” através de um serviço telefônico para um número especial ligado a um servidor. Este sistema é um tipo de escambo, para facilitar trocas. Vamos supor, por exemplo, que um grupo de pessoas faça uma aposta. Se não quiserem apostar em
dinheiro, poderiam apostar em “dinheiro virtual”, tal como no banco Monopólio.
Poderiam ligar de um celular ou de um aparelho fixo. Ou, com VOIp, ligariam para um computador ou mesmo direto por um site, em http.
Desta forma tudo pareceria mais ingênuo, inocente, como uma brincadeira adolescente, evitando a entrada da concorrência pesada. Uma moeda para adolescentes, talvez chamada de “créditos galácticos” ou outro nome qualquer.
Este crédito serviria para um valor apenas nominal, é certo, mas seria um tipo de “carteira eletrônica”. Cada usuário cadastrado (cadastro gratuito) teria a sua “carteira”. E também existiria um “Juiz”, que guardaria valores sub-judice, como no caso da aposta. Mas além desta brincadeira, este dinheiro poderia servir para adquirir serviços em um site, e até como forma de transação entre os usuários do site. Estes poderiam trocar objetos ou serviços etc.
Com o tempo, várias lojas poderiam ser anexadas ao sistema, oferecendo brindes ou
descontos. A diferença dos usuais sistemas de “cartão de descontos” que existem por aí é que a moeda virtual teria um glamour, um vínculo com algo descolado, “cool” – serviria para entradas em festas e eventos ou jogos virtuais, mas não para compras reais – por enquanto.
Como os usuários receberiam os seus créditos? Participariam de sorteios, ou responderiam “quiz” – a visitação em um site é dinheiro, certo?
Acumulariam créditos, e usariam nas brincadeiras. Isto torna importante ter os parceiros certos para esta empreitada… A medida que o público aumentasse, os próprios usuários encontrariam formas de transformar sua “carteira virtual” em objetos reais. É a tendência natural do ser humano: vincular o mundo online ao real…
Isso seria cuidadosamente acompanhado, para evitar que usuários se transformassem em concorrentes. O que mandaria aí seria a base de usuários.
Vantagens para possíveis patrocinadores? Dar prêmios que não soassem como moeda sonante, e terem assim a legalização da promoção descomplicada, sem ter que pagar impostos excessivos. Mas com o apelo de moeda sonante….
Para as empresas de telecomunicações, fixos ou celulares, o aumento do uso do aparelho já seria uma compensação suficiente.

PROCEDIMENTO DE USO
Primeiro se telefona para o serviço e este retorna a ligação, em forma encriptada. Só depois se digita o número do usuário do celular que receberá os créditos e o código da compra. Então se visualiza o valor da compra (enviado pela empresa) e aí, sim, se digita a senha de
autorização de débito. Aí apareceria no celular o pedido de confirmação, com o resumo da transação e, depois de tudo, deveria se enviar a confirmação, senão nada feito.
Outra opção seria acessar o site por computador e fazer a transação online, em página criptografada. Mas apesar de ser simples, não tem o glamour de usar o telefone. Transformar o telefone em “carteira” é que é a grande sacação da coisa, o diferenciador do negócio.

INVESTIMENTO
Esta é que a questão delicada. Um projeto como esse exige um acordo com as empresas de telefonia – ou pelo menos com uma delas, em todo o território nacional. Eu pensei na xxx, pois esta está carente de idéias inovadoras, voltadas para o público jovem, e tem bala na agulha para comprar um projeto desses.
As empresas de telefonia celular em todo o mundo estão querendo estimular o uso do SMS, os populares “torpedos” de texto. Conhecendo um pouco mais o sistema, pode-se pensar em transformar este sistema em um tipo de SMS em duas partes:
– um SMS do usuário para um código de serviço da empresa telecom, pedindo para fazer uma transação;
– um SMS de resposta da telecom para o usuário, fornecendo a senha específica da transação;
– mais um SMS *criptografado* (?), contendo os dados da transação (cod mercadoria, cod do recebedor, senha de uso do serviço, senha da transação) do usuário para o código do serviço;
– retorno da telecom para o usuário, com a confirmação de dados (cod mercadoria, nome mercadoria, cod do recebedor).;
– E, por fim, um SMS do usuário, CONFIRMANDO a transação.

Parece complexo o sistema pensado desta maneira, mas é similar ao que já se faz, quando se utiliza um pagamento por cartão de crédito. A questão seria que, por ser visto como algo promocional, se contornaria a complexa legislação financeira que existe para os meios de pagamento…
Mas como fazer para que a empresa não roube o projeto e o faça por sua própria conta? É necessário mastigar melhor a idéia, em termos de imagem promocional, resultados de marketing e orçamento.
Penso em formar uma equipe para pensar esta idéia.

Coaching

Porque sofremos?

O Universo é constituido na mais perfeita harmonia.
Tudo pode servir para nos infundir a mais absoluta paz e felicidade.
Maravilhosas estradas foram feitas para serem percorridas e grandiosas florestas para serem contempladas. Entretanto, se invertermos as coisas, caminhando pelas florestas e olhando as estradas, então seremos infelizes.
São portanto as nossas próprias ilusões as causas fundamentais de nossos padecimentos.
A convicção de que somos da terra, ignorando que estamos apenas de passagem por este planeta, de onde sairemos sem nem sempre quisermos ou esperarmos.
A convicção de que alguma coisas nos pertence, ignorando que tudo pertence ao todo do qual fazemos parte, que nos empresta e nos toma unicamente segundo as suas leis.
A convicção de que somos apenas os distintos, perecíveis e transitórios corpos materiais, ignorando que somos a essência imortal infusa no Universo manifestando-se de infinitas maneiras e que não há separação real entre os seres.
A convicção de que já chegamos a um nível de alta inteligência e superioridade, ignorando que ainda somos crianças espirituais, nos primórdios de nossa evolução, do que provém naturalmente os nossos desconhecimentos e as nossas fraquezas.
A convição de que é necessário atribuir culpa e responsabilidade pelo que acontece aos seres e coisas, ignorando que a rede de causas e consequências é infinita, múltipla e intrincada, e que o melhor a fazer é buscar a compreensão e cooperação, para realizar o melhor para si e para todos, tornando-se parte da causa maior e manifestando a harmonia universal.

Coaching

As relações de ajuda

Me perguntaram recentemente como eu explico para as pessoas o que é coaching.

Eu digo que coaching é uma relação de ajuda do tipo de acompanhamento e aconselhamento, e que é focada em motivar a fazer.

Algumas vezes eu explico os conceitos básicos: o mundo se divide em dois tipos de relações entre pessoas – as de ajuda e as de troca.

Relações de ajuda são aquelas baseadas em principalmente alcançar o objetivo do outro e não um objetivo em comum.

Relações de troca são aquelas onde as pessoas permutam seus próprios objetivos de forma simples e sem muito envolvimento. O mais comum é a compra ou troca de produtos.

Nas interações profissionais de ajuda algumas são de execução e outras de aconselhamento. Há um maior envolvimento do que existe na relação de troca simples.

E há três níveis nas relações de ajuda de aconselhamento: o nível que te ensina; o nível que te motiva e o nível que faz com você (e não por você).

(Evidentemente o nível que faz por você não é de acompanhamento e aconselhamento e sim de execução de serviço).

O coaching privilegia mais motivar a fazer, permitindo assim que o ajudado aprenda no seu jeito e execute da sua maneira.

Como comparação, o ensino é uma relação de ajuda principalmente calcada em explicar como fazer e a psicoterapia é em acompanhar enquanto se faz, provendo o suporte emocional durante isso.

O coaching é muito eficiente porque torna a pessoa independente e capaz de repetir os resultados por sua própria conta.

Assim no curto prazo pode ser mais caro mas a longo prazo é bem mais econômico e satisfatório.

Na prática, é claro, existem misturas entre as diversas formas de atuar; mas uma divisão como essa ajuda a entender o processo.

Coaching

A melhor lista de tarefas

Em meu trabalho de Coach já me defrontei com pessoas com síndrome de burnout, isto é, cansadas, exauridas, sobrecarregadas pelo enorme peso de tarefas em excesso.

Esta proposta de organização pessoal visa apresentar uma forma simples para fazer face a uma grande quantidade de tarefas.

Antes vamos falar de algumas coisas básicas. Na maior parte das vezes o excesso de atividades é justamente porque as pessoas se sentem obrigadas a fazer tudo ao mesmo tempo. Correm sem parar, tentando manter em mente todas as atribuições, pendências, prazos e tarefas. Isto, além de cansativo, prejudica a própria capacidade de tomar boas decisões e provoca retrabalho, aumentando a carga de ações.

A melhor forma de resolver é: faça uma coisa de cada vez. A neurociência já provou isso mas as pessoas teimam em não entender que a mente não trabalha em paralelo. Até é possível fazer tarefas repetitivas quasse ao mesmo tempo, por não requerem decisões complexas no nível consciente para serem executadas. O que pode se fazer em paralelo exige que sejam antes extensivamente praticadas. Por exemplo, pode-se dançar e fazer malabarismos ao mesmo tempo, se praticarmos bastante.

Porém, pensar em profundidade para resolver um problema obriga-nos a focar em um problema de cada vez. Se o hábito for de apenas rapidamente “tapar buracos” sem análise da questão em profundidade, provavelmente serão tomadas decisões piores – e no futuro haverá dois problemas para resolver, criados pela má decisão ao resolver o primeiro problema.

Para todos os fins práticos, se quiser fazer algo bem, e com produtividade, lembre-se: faça uma coisa só de cada vez. E, devido ao acúmulo de tarefas, é muito comum que se viva uma vida acelerada, executando mil coisas, sem um momento de pausa para avaliar a situação.

Mas como é possível que a maioria entre neste ciclo sem fim de acelerar a cada dia a própria “roda de tarefas”, tentando fazer tudo de uma só vez? Ao meu ver, a razão cultural principal é um problema de autoestima.

Isto é, normalmente cada pessoa é treinada, desde o início da vida na família e na escola, a ser recompensada emocionalmente por fazer mais e melhor. Recebe boas notas por ser prestativa e ainda melhores se estudar muito e fazer mais do que os outros. Ser produtivo vira uma compulsão. Treina-se para ser competitivo por maior velocidade e agilidade nas respostas e a fazer tudo o que se pede.

Não cabe aqui fazer a apologia de que deve-se ser preguiçoso, isso não. Mas ser sempre intimado a atender aos outros pode fazer com que o tempo pessoal para pensar e fazer as coisas da melhor maneira desapareça, soterrado pela chuva contínua de pedidos de ajuda, apoio e atendimento de demandas de outras pessoas. Saber dizer não é uma habilidade que pode ser desenvolvida. Entender a distinção que executar com calma coisas importante é bem melhor do que fazer rapidamente tudo o que é possível fazer. Descartar, deixar de fazer alguma coisa não é desdouro.

Dito isto, podemos voltar ao princípio da discussão: como controlar melhor a enxurrada de coisas a fazer? Ela cresce continuamente, alimentada por pedidos – e ordens – de chefes, clientes, familiares etc. Acrescente-se coisas a aprender, rotinas, vivências interessantes e muitas coisas mais.

Precisamos de uma ferramenta que concentre, em um lugar só, todas estas demandas. E uma lista única do que fazer é uma ótima ferramenta. Deve ser de fácil anotação, simples de registrar, acompanhar e ticar a conclusão. Considero a lista única a recomendação de coaching que mais ponho em prática com meus clientes.

A lista que recomendo está abaixo. Normalmente sugiro que a coloque em uma planilha online, para ter acesso fácil (pode ser Google Docs, MS Office online, Zoho ou outros). Não passa de seis colunas e o chamo de “Método EDITOR”.

E- de Encarregado – Isto é, a pessoa que fará a tarefa. Muitas vezes a tarefa é apenas lembrar de quem fará alguma coisa, e é preciso anotar o nome dela. Pode ser uma delegação, mas na maior parte das vezes é a própria dona da lista. Mesmo assim é bom saber quem é que botará as mãos na massa.

D – de Data. Não é um prazo, pois na maioria das vezes prazos são subjetivos e podem ser modificados. É a data do registro de atualização da anotação. Esta ajuda a verificar se o assunto é antigo ou recente e apresentou mudanças ou não.

I – de importância – Pode ser A, B, C, D, E, da mais importante para a menos importante. São normalmente três ou até cinco níveis, se existem muitas tarefas. O importante não é ter níveis demais, o ideal é usar o mínimo possível, como três níveis (A, B, C). Muitos níveis incentivam a procrastinação. Por isto não use números e sim letras, pois com números há uma forte tendência a listar 12, 20, 50 niveis e não conseguirá priorizar por importância nada, apenas reordenando sucessivamente a lista, ao invés de executá-la. Quer fazer mais? Concentre-se apenas em executar o “A”, ao invés de ordenar e reordenar todas as tarefas…

T – de tarefa – o que deve ser feito ou decidido. Anote aqui também o tipo de tarefa (escrever, visitar, telefonar, fazer etc). Por exemplo, escreva “Coletar os dados para escrever o relatório até DD/MM/AA” ou “Telefone para Fulano e confirme o valor de xis antes do dia DD/MM/AA”. Note que o prazo está na descrição da tarefa, não é um campo independente para fazer filtragem, pois é uma informação complementar, sujeita à modificação.

O – de objetivo – o que se deseja conseguir com esta execução. Este campo ajuda a entender melhor a importância e o que vai se ganhar fazendo isto e, assim, também aprende-se a ver que alguma tarefa não vale tanto assim o esforço de ser feita.

R – de recurso – que pode ser algo que se precise para fazer a tarefa.Por exemplo: dispor de uma hora sem interrupção; alocar R$ XX,00; estar em determinado lugar; obter determinada informação;u obter o apoio de uma determinada pessoa que pode ajudar.

Diferente de outros sistemas, a planilha EDITOR (Encarregado – Data – Importância – Tarefa – Objetivo – Recursos) se focaliza em fazer primeiro o que deve ser feito. E usando a reordenação da planilha em I (importância), pode-se colocar em primeiro lugar o que é importante, e fazê-lo. Só depois de fazer todos os “A”s é que se faz algum “B” que dá tempo de ser feito.

A medida que se completa uma tarefa de uma linha de Importância “A”, troca-se a letra em I (Importância). A minha sugestão é usar “F” (de Feito) e reordenar a lista, fazendo esta linha ficar no finzinho da lista. Mas esta letra não pode significar nenhuma tarefa, é claro.

No meu caso as minhas Importâncias “acionáveis” (isto é, que tem tarefas a fazer), têm as letras A, B e C. Deixo a letra “D” para atividades que provavelmente não farei e a letra “E” para feitas, já realizadas (“E” de executadas).

Não é necessário apagar as linhas de tarefas já executadas. Elas ficam no finzinho da lista, servindo de histórico. E tarefas de linhas com importância pequena ficam de permeio – e talvez nunca venham a ser executadas…

Com o tempo a lista pode ficar muito grande e podemos cortar as partes antigas, levando-as para outra planilha de histórico. Pode ser útil como registro, então não se recomenda apagar o que já foi feito.

O sistema não prioriza um campo de prazo, que é uma informação de menor importância – é melhor não cumprir o prazo, se a questão não é importante, do que gastar o tempo nela porque o prazo é curto.

Também não faz a separação por tipo de tarefa, como sistemas de organização usualmente fazem, alinhando juntos, por exemplo, tarefas de trabalho, tarefas de casa e tarefas de rua. É melhor fazer o que é importante primeiro e se o campo de recurso apresenta o mesmo nível de importância e o mesmo local para ser feito, pode-se aproveitar o tempo e fazer as coisas juntas. Mas isto não é essencial.

E, por último, não há um campo indicando “aguardar” algo acontecer ou marcado como “follow-up”, para lembrar a alguma pessoa se algo foi ou deve ser feito. Se é importante, existe uma ação a ser feita, e cobrar alguém é uma tarefa pessoal, não é algo a se esperar.

Vamos ver se gravou os códigos?
“No preenchimento da planilha pode-se anotar todas as questões possíveis. O importante não é revisar todas, do início ao fim. Se faz uma ordenação avaliando-se o que está com I = A (importância = A). Destes, verifica-se se R (recurso) está disponível e quem será o E = Encarregado de executá-la. Se D (data) é antigo ou não, não é tão importante, a questão é começar a fazer a T (tarefa). Lembre de avaliar se o O (objetivo) justifica mesmo fazer a T e, se não for, muda-se o campo I de A para B, e se avalia a próxima.”
Entendeu?

Esta é a técnica. Ela é simples de aplicar e não precisa de um software elaborado para usar. Com um pouco de prática, fica fácil aplicar no controle pessoal – e até na priorização de tarefas de equipes, ajudando-os a focar no que é mais importante e não no que é mais urgente ou no que está mais atrasado, agregando assim valor real ao que se faz.

Ah, um feedback final: alguns dos meus clientes não precisavam anotar com muito detalhamento todas as suas tarefas. Nestes casos valeu a pena simplificar o método EDITOR para um método EDIT (Encarregado, Data, Importância, Tarefa). O Objetivo e os Recursos necessários ficam subtendidos. Simplifica o processo e é de boa ajuda no controle.

Gestão

Transição para o trabalho remoto: não apenas mais tecnologia, mas deixar de usar a que não vale a pena

As empresas querem replicar no trabalho remoto todas as suas práticas e processos de comunicação e gerenciamento nos quais as pessoas já estão acostumadas a trabalhar.

A dificuldade de implantação do trabalho remoto advém mais da estratégia antiquada que muitas empresas herdam do trabalho presencial.

Pode funcionar bem para pequenas empresas onde a informatização é simples e não conectada, tais como as que usam apenas poucos sistemas: controle de pagamentos e um serviço de email.

No entanto não funciona muito bem em empresas que já possuem uma rede extensa e hiperconectada com milhares de documentos e serviços diferenciados.

Por exemplo, na implantação do teletrabalho, o que mais se viu foi a disponibilização nas grandes empresas de sistemas de VDI (interface de virtualização de desktop). Nestes há o esforço de trazer para o trabalho remoto o mesmo modus operandi que antes se fazia, conectando diversos programas em um simulacro do desktop corporativo.

A ideia era que basta prover acesso para um clone da suíte de doccumentos (usualmente um MS Suite ou LibreOffice ou Google Docs), um outro acesso para aplicativos legados dedicados e mais um para o email “pessoal-corporativo” e sugerir que todos trabalhem de forma igual, sem fazer muitas mudanças no processo em si mesmo.

Se há alguma dificuldade nesta implantação, a alegação principal é a de que “existe uma dificuldade individual do empregado em se ajustar às novas tecnologias”.

No entanto esta “dificuldade” muitas vezes provém do fato de que sem necessidade estas tecnologias são lentas e complexas demais.

Não seria melhor aproveitar esta oportunidade para fazer um verdadeiro upgrade na forma de trabalhar?

E não se consegue isto apenas usando a trinca “email-aplicativo-suite de documentos”. Precisa-se repensar as entregas desejadas pelos clientes e as fontes destas entregas.

Em gerenciamento de processos isto se chama “fazer o SIPOC de cada processo”, mapeando os fornecedores, os itens de input, output e clientes, sejam internos ou externos.

Pode-se aproveitar este momento raro para rever e simplificar os processos, preservando e até agilizando as entregas. (*)

Por exemplo, há diversas empresas chinesas que abandonaram completamente o uso de email como forma de comunicação, preferindo a forma mais rápida e descompromissada de mensageiros via chat (lá eles utilizam o mensageiro WeChat, ao invés do nosso famoso WhatsApp).

Inclusive algumas empresas européias já se adiantaram a esta tendência e abdicaram completamente do email. (**)

Estas não estão só substituindo o email por ferramentas de comunicação simples como também usando formulários online para manter o registro e a gestão dos dados dos projetos e das ações diárias.

Assim, o esforço “braçal” (mesmo que digital) de ficar organizando arquivos em diversas pastas, renomeando-as, datando e localizando, é substituido por um sistema efetivamente automático de registro por formulários.

Isto é, arquivos não são mais guardados em pastas de rede corporativas e/ou em anexos de e-mail. Imediatamente ao serem recebidos são anexados a um sistema e as ações referentes a eles são registradas como “input” ou “output” dos específicos processos e subprocessos relacionados.

Concordamos que a maioria das organizações já usam sistemas de gerenciamento de documentos e de processos separados. Outras usam ERPs completos e integrados (Enterprise Resource Planning — Sistemas integrados de gestão empresarial), tais como ORACLE, SAP, Sage, Infor, TOTVS, ONCLICK etc.

Mas o ponto que queremos destacar é que não é só a implantação de um ERP que é suficiente para agilizar os processos. É também colocar na cultura da empresa que é preciso deixar de usar canais paralelos que fazem com que uma grande quantidade de processos não sejam registrados no ERP.

Um destes principais canais é a manutenção de um sistema de e-mail corporativo e a entrada de dados por outros sistemas menores, não interligados ao ERP.

Mas como receber e responder e-mails de outras empresas, sejam clientes ou fornecedores, se a empresa não utiliza e-mail?

Normalmente as empresas possuem uma página ou site com um formulário “Fale Conosco”. Este pode ser parametrizado com campos específicos, criando “tickets de processo”. E estas informações já seriam a entrada para um processo no ERP. Isto é, o ERP gerenciaria as comunicações oficiais. Contatos informais, por telefone, seriam usados apenas para esclarecer dúvidas.

Então, porque não aproveitar este momento para alavancar os processo de sua Empresa e passar a usar um processo “puro”, baseado principalmente no registro de dados em um ERP? A comunicação diária pode, sim, ser feito através de sistemas de comunicação rápidos. Mas nada seria oficial se não foi inserido no ERP .

(*) Se quiser saber mais sobre SIPOC:
https://blog.smlbrasil.com.br/o-que-e-sipoc/

(**) Veja mais sobre o abandono do email:
https://www.bbc.com/portuguese/noticias/2015/04/150408_vert_cap_fim_email_ml

Sociedade, Tomada de Decisão

2022 vem aí

Fico imaginando o mundo após a pandemia – e teremos que lidar com ela possivelmente por mais um ano…2022 será um ano mágico.

O trabalho remoto (para quem pode) não vai voltar atrás. A redução da procura por escritórios – e a redução do tamanho destes – vai se juntar à tendência de remanejar a casa para ter um home-office. E muitos prédios residenciais vão oferecer espaços assim, roubados de garagens e de churrasqueiras…

Os serviços de entrega vão continuar crescendo, já que mais e mais gente está confiando em receber tudo em casa porque é muito mais prático. Falta só o mercado de roupas conseguir fazer isso. Comida e eletrodomésticos já o conseguiram. Imagino possível até um sistema de entregas de roupa por “impressão 3D”, equipado em vans, com peças sendo ajustadas automaticamente a partir da apresentação milimétrica do comprador, via câmera do celular.

O corolário disso tudo? Pressão por internet rápida em todos os lugares e transformação de alguns shopping centers em residências. Busca por casas mais ensolaradas e fuga dos apartamentozinhos sombrios. Evasão do centro da cidade e redução de restaurantes. Casas de festas com sistemas de alta higienização e segurança. Instituição de pagamento digital para praticamente tudo. Cartões migram completamente para celulares. Robôs entregadores.

O preço é alto mas o resultado pode ser uma sociedade melhor.

Coaching, Gestão

Faça Planos de Ação

Tarefas muito grandes e demoradas podem se tornar cansativas e assustadoras, trazendo desânimo. Executar um item só de sua agenda por dias, semanas ou meses pode dar uma impressão errônea de que não estamos fazendo progressos e, assim, criar frustração. Uma boa forma de contrabalançar isto é usando Planos de Ação.

Estes são uma forma de manter uma tarefa, mesmo grande, mais fácil de ser acompanhada e também permitir que a motivação e o foco sejam mantidos.

Em um Plano de Ação você pode “picotar” uma tarefa em etapas menores, detalhando-as e diferenciando-as. E, se uma tarefa é muito repetitiva, pode-se inventar prêmios e marcar específicos pontos da jornada para comemoração ou reavaliação (“milestones”).

Isto lhe ajudará a se sentir mais no controle do processo e se focar nos passos fundamentais, sem distração.

No entanto, não faça planos de ação para todo e qualquer objetivo ou tarefa de vida. Deixe para fazer isso para apenas os objetivos maiores e mais desafiadores. Ter muitos planos de ação em paralelo é um convite para se sentir sobrecarregado e acabar não fazendo nada…

O que deve compor um Plano de Ação? Quanto mais simples, melhor, pois assim é mais fácil de manter as anotações sem protelar.

Vamos à forma de escrevê-lo:
– Abra um arquivo digital ou pegue uma folha de papel. Eu dou preferência para um arquivo digital em texto puro, não uma planilha ou um software específico, pois assim se tem a liberdade de escrever como quiser.

– Comece decidindo pela Meta do seu Plano de Ação. Você pode ser específico ou genérico, e saiba que tudo é possível de ser alterado depois. Por exemplo, se sua motivação for “um novo trabalho”, especifique o mais próximo possível o quanto gostaria de receber, o horário que pretende trabalhar, como deve ser o ambiente e a localização etc.

– Entenda que esta Meta não será obrigatória e limitante. Este é o Futuro Desejado, mas não é o único satisfatório. Qualquer progresso na direção do que você quer deve ser comemorado como um sucesso, para evitar desânimo e desmotivação.

– Após, defina o título geral do seu Plano. Pode ser o seu objetivo específico ou algo mais genérico. Por exemplo, um plano para alcançar o peso ideal pode ter o nome “Peso” ou “X quilos” etc.

– Liste tudo o que precisa fazer para conseguir o que quer, tarefa por tarefa. Neste momento não é necessário colocar em ordem. Anote tudo o que precisa fazer e está em sua cabeça. Mas coloque apenas o que é necessário e importante, e deixe para ordenar no final.

– Especifique em cada tarefa o “tempo aproximado de execução”. Não use datas. Use um período de tempo (normalmente em horas ou em dias). Não precisa ser exato, pois com a experiência e o desenvolvimento do Plano aprenderá melhor o quanto tempo dura cada etapa – e isto é um importante autoconhecimento.

– Analise se os seus prazos são realistas. Não espere fazer demais em um só dia. Usualmente as coisas demoram o dobro do tempo do que inicialmente previmos…

– Reveja o seu Plano para checar se deixou algo de fora. Confira-o com um colega de trabalho ou com o seu Coach. Tenha certeza de que levou em consideração todas as etapas necessárias para ter êxito. E cheque também se não incluiu algo sem importância ou que na verdade não faz parte deste específico Plano de Ação.

– Agora, pense em “atividades contingenciais”. Isto é, uma alternativa em certos momentos do plano, para executar no caso dos resultados estarem saindo do previsto. Para estas tarefas também especifique uma quantidade de tempo para execução.

– Por último, some os tempos de cada tarefa (incluindo as atividades de contingência). Examine se é possível fazer algumas destas coisas em paralelo. Assim poderá ter uma boa ideia de quanto tempo demorará para realizar o seu Plano.

Após tudo isso, poderá se por em ação. Estas anotações simples deverão ser revisadas todos os dias, se possível, e delas extrair pelo menos uma atividade para ser feita no dia.

Então, vamos começar?

Produtividade, Reuniões, Sociedade

Os millenials estão chegando. Como isso afeta o email corporativo?

Muitas empresas estão contratando millenials este ano. Millenials são pessoas que nasceram a partir do ano 2000 e marcarão presença nos escritórios nos próximos dez anos.

No entanto, até hoje o principal método de comunicação corporativo ainda é o email. E, pelo que sabemos, os millenials são avessos ao email, preferindo muito mais a rapidez, o feedback imediato e a informalidade dos mensageiros instantâneos. Até o utilizam, devido à pressão do trabalho, mas não é a sua forma mais confortável de comunicação.

Aliás, segundo um estudo realizado pela empresa brasileira Return Path em 2011, 35,5% dos emails corporativos não foram entregues ou lidos, por falta de tempo. Isto é, ter dificuldade com o email não é um problema tão recente, apenas dos millenials.

Para fazer frente a isso diversas empresas estão experimentando alternativas para conter a enxurrada de emails; um executivo em média recebe de dez a cinquenta emails por dia, e é praticamente impossível ler todos no mesmo dia e ainda participar de reuniões, falar ao telefone e escrever relatórios. E no dia seguinte vem mais cinquenta …

Por exemplo, a empresa brasileira Chemtech desde 2012 institui um dia por mês sem email, para que as comunicações internas sejam feitas neste dia apenas por telefone ou pessoalmente. E constatou uma aceleração nos processos, pois em alguns casos uma decisão que poderia ser tomada em um dia, em uma reunião com todos os envolvidos, demorava mais de um mês entre trocas de emails, pois era necessário contar com a latência entre cada um ler o email, redigir a sua resposta, consultar sua equipe sobre a adequação do conteúdo e finalmente enviar a resposta definitiva.

Uma proposta para resolver isso seria incrementar a automação do email, transformando a maioria deles em formulários online. O email corporativo pode se ser conectado a sistemas de gerenciamento de processos, servindo como forma de entrada de dados. Isto é melhor do que converter manualmente as informações para um gerenciador de processos ou tentar suprimir o email de vez, tarefa inglória.

Uma grande parte da comunicação ainda ocorre através do email e verter manualmente as informações de um email em um formulário online acrescenta um retrabalho e um risco: toda informação transmitida por email deve ser novamente inserida no sistema de processos, o que pode acarretar atrasos, erros ou dúvidas e dividir a responsabilidade pela autoria da informação inserida.

Desta forma quem já é acostumado com o uso do emails se adequaria aos poucos ao sistema de formulários online e os millenials poderiam já prescindir do email, inserindo diretamente os dados no formulário, se assim o desejarem.

Para estruturar emails que possam ser lidos automáticamente é conveniente definir campos mais precisos. Emails precisam ser construidos de forma que o assunto não seja apenas informativo e sim mencione não a temática apenas e sim o que deve ser feito em resposta, para direcionar a automação do email.

Assim, além do campo “De” e “Para”, o campo “Assunto” deveria sofrer uma filtragem, se possível, com um menu “drop-out” que mencionasse o tipo de ação a ser feita. E também incluir um campo “Categoria” com palavras-chave. Se o emissor do email soubesse as categorias, poderia já inserir este dado. Se não, ficaria vazio para que o destinatário o preenchesse direto no sistema.

Se o sistema de email da empresa não permite isso, um conjunto complementar de siglas que permita uma adequada filtragem do conteúdo pode ser utilizado, na primeira linha da mensagem.

E no primeiro parágrafo, em continuidade, colocar o que é mais importante, que é aquilo que se deseja que o destinatário faça, se possível preenchendo no formato 5W2H – quem, quando ou até quando, onde, como, porquê, para quê, quanto vai custar ou outra medida necessária.

Existem algumas siglas de email já internacionalizadas e que poderiam servir como padrão, favorecendo que emails externos também pudessem ser lidos automaticamente e inseridos em um sistema gerenciador de processos. No entanto o sonho de que todos utilizem siglas de ação adequadas e padronizadas que nos permitissem criar filtros adequados para tratar a resposta de email jamais se concretizará. É provável que o email seja substituido inteiramente por mensageiros instantâneos antes que isto aconteça.

Mesmo assim, o primeiro recebedor do email, dentro da empresa, poderia fazer a “conversão” das solicitações para a sistemática e reenviar acrescentando uma marcação tal como #Anexo – com o conteúdo original do email.

Exemplo de algumas siglas internacionais já existentes que poderiam servir para automatizar comandos:
#4HR – “Four Hour Response” – responder em até quatro horas – criaria um sinalizador de urgência nesta mensagem
#NNTR – “No Need to Respond” – sem necessidade de resposta – mandaria para arquivamento e leitura posterior.
#ASAP – “As Soon As Possible” – “O mais depressa possível”. A sigla significa que a mensagem em questão é urgente e, como a própria tradução diz, deve ser respondida o quanto antes. Pode ser usado também o #RSVP – “répondez s’il vous plâit” (responda por favor, em português). Nestes casos a confirmação tem um prazo maior, sendo mais provável entre 1 a 3 dias.
#PVT – “Private” – isto é, manter em privado, em sigilo.
#FYI – “For Your Information” – “Para sua informação”, indica que o conteúdo daquela mensagem é alguma novidade, ou notícia que interesse ao destinatário, não sendo necessariamente sigiloso mas não exigindo ação a respeito. Tem uma prioridade maior do que #NNTR.
#TCB — Taking Care of Business – Algo como “eu vou cuidar disso” e implica que uma pessoa está se encarregando de resolver um assunto ou tarefa pendente.
#DONE – Feito, em português, e significa que a ação especificada foi realizada. No complemento deve haver os dados tais como quando, como e onde etc.
#FAQ – “Frequently Asked Questions” – “Perguntas frequentes” – Segue normalmente uma lista de perguntas e respostas mais comuns sobre a questão em pauta.
#IMO – In My Opinion – “Na minha opinião…” – Serve para acréscimo de informação, interpretação e dados, para consolidação posterior. O sistema poderia adicionar ao dossiê da discussão.
#IKR – I Know, Right – Remete para uma afirmação com a qual concordamos no decorrer de uma conversa. Também serve para concordar com os fatos anteriormente mencionados, sem acrescentar informação adicional. Pode ser traduzido também como “Ciente”.
#NSFW – “Not Suitable For Work” – Geralmente acompanha um e-mail ou um artigo partilhado e significa que não deve ser visto no local de trabalho, seja por que razão for. É uma sigla útil justamente para incluir uma troca de emails que não é para ser adicionada a um processo formal e não deve ser inserido no sistema de gerenciamento de processos.

Uma proposta como essa poderia ser executada por empresas de vários tamanhos, a partir da aquisição de um sistema de gerenciamento de processos e sua conexão com o servidor de emails e a configuração de alguns filtros automáticos de emails. As vantagens são inúmeras.

Coaching

Grupo Zoom de Meditação Dinâmica

Estou iniciando um grupo de treinamento de técnicas de Meditação Dinâmica, que é o nome usado de forma geral para representar todas as técnicas de meditação e de concentração que empregam Visualização de Objetivos e Autoprogramação Mental.

Serão apresentadas Induções  e explicações das técnicas de visualização e de autoprogramação mental baseadas em Programação Neurolinguística, Mind Control, Psicomagia e Auto-Hipnose.

São técnicas boas para trabalhar a melhoria da saúde, paz de espírito e bem-estar, objetivos de planejamento de vida e meditação para autoconhecimento e intuição.

Serão reuniões online todas as quartas de 22:00 até 22:45. Será feito através do software de videoconferência Zoom.

As técnicas são vistas sem cotações metafísicas ou religiosas partidárias mas com discussões sobre a conexão mente-corpo e desta com o universo. Não é necessária nenhuma crença ou fé mas uma mente aberta para testar os princípios em sua própria vida.

Serve para iniciantes e também para praticantes que precisam de reforço. Vai começar em março e dura até o final do ano.

Quer participar?  A primeira reunião será dia 15 de fevereiro 2017 e oferecerá um exercicio de melhoria da saude.

Esta primeira reunião é para os primeiros inscritos e não terá custo. Convém lembrar que são poucas vagas. Grupos no Zoom são para 50  pessoas.

Para participar, se inscreva pelo formulário neste site para receber o link pelo email. Se for selecionado e for usar em um celular, visite antes https://zoom.us , crie login e senha e faça download do aplicativo. E esteja em um wifi no dia marcado às 22:00 em ponto.

Até lá!

Antonio Azevedo