Como fazer mais em menos tempo
Encontra dificuldade de fazer a semana render? Mantenha um registro detalhado do que realizou, por categoria de atividade. Este é o primeiro passo para melhor gerenciar o seu tempo e saber como o está dispendendo. É uma maneira efetiva de começar e lhe dará um tremendo insight. Os hábitos inconscientes de uso do tempo ficarão perceptíveis.
Como fazê-lo? Em um computador poderá utilizar um registro ou um contador, marcando o início e o fim de várias tarefas. Ou então usar um registro manual por uma ou duas semanas. Depois de um ou dois dias, entenderá melhor quais são as categorias gerais que mais se adaptam ao seu tipo de atividade.
Se você quiser saber mais, calcule a percentagem do seu tempo total em cada atividade e categoria. Seja detalhista e obterá muito material para análise. Notará muito tempo desperdiçado em email, lendo notícias, navegando na web, telefonemas, comendo, indo ao banheiro, é claro… Mas também perceberá suas estratégias de procrastinação, de tomada de decisão e de preparação para a ação. E perceberá que precisa fazer alguma coisa quanto ao seu tempo.
Não adianta lhe oferecer um modelo pronto. O importante é a atitude e o conceito. Registre o seu tempo. Perceberá como uma pequenina fração dele poderá cuidar do mesmo trabalho que já faz, se não existisse nada do que considera desperdício. No entanto, não se iluda – é impossível acabar com tudo que desperdiça o tempo. O que poderá fazer é se tornar consciente destes fatores e pensar em medidas corretivas simples.
Talvez sinta que os seus sentimentos sobre o tempo se refiram ao acúmulo de trabalho que você tem hoje, e cada dia mais. Ou ao fato da baixa colaboração das pessoas que trabalham com você. No entanto, estudos americanos mostraram que em média um trabalhador de escritório normalmente realiza o seu trabalho diário em apenas uma hora e meia. E, no resto do tempo, ele socializa, tem pausas para café, come, tem conversas não relacionadas ao escritório, está em trânsito, aguarda pessoas, procura papéis (que não estão bem arquivados ou corretamente organizados), e faz dezenas de outras coisas que não são exatamente aquilo que se propôs a fazer naquele momento.
Na média o trabalho de escritório não começa realmente até às 11 horas da manhã e acaba em média lá pelas 3:30 da tarde. Convém lembrar que as conversas no escritório são partes importantes do trabalho – mesmo que não possam ser aplicadas diretamente na tarefa. Mas, mesmo contabilizando isso como tempo útil, a média do trabalho diário não passa de duas horas e meia.
Você pode objetar que isso é uma média, e não representa o seu escritório e o seu dia a dia. Então porquê não mede o seu tempo para provar isto para si mesmo? Mesmo que faça uma medição acurada do seu tempo e faça medidas corretivas, é provável que retorne aos habituais sistemas, se não fizer uma mudança metodológica objetiva. Por isso, depois de aprender as principais categorias desperdiçadoras que observa no seu trabalho, reduza o controle para uma simples percentagem de tempo produtivo versus tempo que passa no escritório. Isto é suficientemente prático e fácil de registrar – e não desperdiça o seu tempo em muitas anotações. Se o sistema for excessivamente burocrático e minucioso de se manter, não valerá a pena. O importante é que estimule a atitude, e não que seja uma biografia permanente dos seus hábitos de trabalho.
É provável que obtenha uns 25% de tempo útil – horas de trabalho real dividido pelo tempo no escritório. E se quiser melhorar, só trabalhar mais duro não é suficiente. Pequenas mudanças no seu sistema de trabalho poderão ter impacto drástico no tempo produtivo – e abrir assim espaço para mais tarefas úteis, menos estresse e mais qualidade de vida.
O ideal é pré-definir o seu trabalho – o que fará nos próximos minutos ou meia hora, e qual o objetivo desejado. Se fizer de maneira consistente, será mais produtivo. Assim, poderá chegar na metade do dia e perceber que já realizou tudo o que se propôs a fazer, e assim abrir espaço para organizar o seu dia de maneira pró-ativa.
“Você tem que refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas, para que todas as pequenas coisas sigam na direção certa”. Alvin Toffler.
Observar cada tarefa do dia a dia é chamado de foco horizontal. Esta é a busca da eficiência – fazer o melhor possível aquilo que nos propomos a fazer. E analisar a interação de cada tarefa com os valores básicos que buscamos na vida é chamado de foco vertical. Esta é a busca da eficácia – obter os melhores objetivos desejados.
A junção dos dois objetivos é chamado de produtividade ou de efetividade: ser efetivo é conseguir juntar a eficiência com a eficácia – isto é, alcançar o que se quer com o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
A maioria das dicas e sugestões sobre Produtividade privilegiam o foco vertical, a eficácia, isto é, selecionar o melhor do que deve ser feito. No entanto, só desenvolvendo um bom sistema para manter o foco horizontal, a busca da eficiência, é que conseguiremos abrir “janelas de tempo” para poder melhorar o foco vertical – o planejamento adequado do que é melhor a ser feito.
Com estes conceitos já definidos, podemos dizer que o mais importante é utilizar de forma metódica um sistema de organização pessoal integrado, que possibilite fazer este controle. E estava faltando um sistema do dia a dia mais prático e rápido. E para isso foi estruturado a metodologia GTD – Getting Things Done, em tradução livre “Fazendo as Coisas Acontecerem” – do consultor americano David Allen.
Esta metodologia enfatiza quatro etapas para a organização de suas “coisas” (tarefas, prioridades, projetos, metas, documentos e rotinas):
– Coletar as informações, listar e verificar todas as tarefas que estamos envolvidos no dia a dia.
– Analisar, revisar e definir os Projetos envolvidose suas Metas Intermediárias.
– Especificar as Metas de Longo Prazo e descobrir o que estamos atingindo.
– Definir os Valores importantes para nós.
O processo de organização e produtividade pessoal visa nos permitir ter maior relaxamento e só concentrar a energia naquilo que realmente interessa. Precisamos ter clararmente definidos os projetos e as ações necessárias para fazê-los caminhar bem e ter um sistema de lembretes confiável, revisado regularmente. Isto cria um foco horizontal. Só depois de nos organizarmos podemos deixar de lado aquelas tarefas que não mais atendem nossos valores.
Nosso maior desafio hoje em dia é a manipulação do conhecimento. O trabalho é mais difuso do que nos tempos passados. Não tem um início, meio e fim definidos. A falta de limites aumenta em muito a dose de esforço e concentração que devemos realizar. Sempre há algo que poderia ser melhor e sempre há algo a mais que poderia ser acrescentado.
Não existe um sistema perfeito – existe atenção ao sistema disponível e permanente aperfeiçoamento neste. No dia a dia sempre parecem sobrar telefonemas a mais, ações a mais, pontos a serem amarrados, reuniões a serem feitas… Na maior parte do tempo sabemos o que deveríamos fazer. No entanto é necessário aplicar as ações no tempo de forma mais organizada, completa e sistemática, para não ser levado ao sabor das circunstâncias. Precisamos de ferramentas mais eficazes.
Os hábitos básicos de trabalho que desenvolvemos desde a tenra infância privilegiam a Urgência. “Menino, faça isto já!”. Não pensamos, ao receber uma incumbência, na melhor forma de PLANEJAR fazê-la. Só paramos para planejar no MOMENTO em que é a hora de fazê-la – a hora em que se torna Urgente.
A cada momento somos instados para fazer mais e mais do que antes. Quem faz apenas aquilo para o qual foi contratado? Isto é, não alocamos o Tempo às Tarefas. Alocamos as Tarefas ao Tempo. No entanto, o tempo não é um Recurso manipulável; as Tarefas é que o são. Para muitos profissionais, tudo o que fazem é prioritário. E no momento que tudo é importante, nada mais é prioritário…
Muitos seminários e cursos ensinam conceitos sobre como criar uma “visão global”, baseada na administração do tempo e a fixação de metas e valores que auxiliem a dar melhor direção ao trabalho. E quando se fala em Gestão do Tempo, é bom deixar claro que não é isso o que acontece na realidade, e sim Gestão de Metas, planificação de Metas no Tempo.
Controle do Tempo e Filtragem de informação
Hyrum Smith – vice-presidente da Franklin-Covey, empresa conhecida por seus livros, palestras e divulgação de estratégias sobre Administração do Tempo, publicou recentemente o livro “O Gladiador Moderno”, pela Campus. Neste livro mostra, através da poderosa metáfora do gladiador, como o sucesso hoje em dia depende de nosso treinamento e de nossas ferramentas, exatamente como no tempo dos romanos.
Para vencer as batalhas de hoje, o gladiador moderno deve usar o treinamento e a experiência como um escudo, e as ferramentas de produtividade pessoal como a espada curta, crucial para a ascensão do Império Romano.
Apesar da relevância do que é dito, o procedimento de Gestão do Tempo preconizado segue o princípio de primeiro planificar os Valores e, a partir dele, escolher o que poderá fazer no dia a dia. Isto é possível quando dispomos do controle quase absoluto de nosso tempo: o chamado Tempo Discricionário (tempo de nossa própria escolha). No entanto isto não é viável para a maioria de nós.
A pressão do dia a dia é tão grande que não conseguimos nos apartar do TEMPO – é impossível parar o tempo – e deixar de lado as tarefas que JÁ estamos fazendo, para conseguir elaborar os valores pessoais e profissionais. A quantidade de coisas que desviam a atenção em cada dia impede que se possa refletir sobre os valores e metas todo o tempo. E, também, um sistema ineficaz de organização não auxilia a hierarquizar os projetos a partir das metas. Além do mais, se simplesmente priorizarmos nossos valores, iremos, fácilmente, DUPLICAR ou TRIPLICAR a quantidade de coisas urgentes a serem feitas, a cada dia…Na prática, a forma mais adequada de planejar as tarefas é partir do controle e aperfeiçoamento do dia a dia. Isto é, virar ao contrário a pirâmide de gestão do tempo.“Concentrar-se nos valores não simplifica a nossa vida. Só lhe dá sentido e direção – e muito maior complexidade” David Allen.
Foco Horizontal
“A vida é negada pela falta de atenção, seja no ato de limpar uma janela ou de escrever uma obra-prima” Nadia Bondanger.
É importante dispor de um sistema de visão ampla, que gerencie tanto os níveis mais abstratos – dos valores – quanto os níveis mais prosaicos – das ações do dia a dia. E este deve manter controle sobre as centenas de novos insumos que chegam todos os dias.
Os tradicionais sistemas de administração de tempo que usamos – agendas, handhelds (computadores de mão), calendários, muitas vezes parecem insuficientes para gerenciar a quantidade e a velocidade de tarefas e compromissos que caem em cima de nós. Por isso muitos se acostumam a gerenciar tudo isso de cabeça, alegando “não ter tempo para anotar”. E se orgulham de manter a sua atenção sobrecarregada – ignorando as repercussões disto sobre sua saúde física, emocional e sobre a qualidade criativa de suas decisões….
Como a maioria não tem um sistema confiável, precisam concentrar-se mais, e convivem com o estresse. O cérebro é uma pilha eletroquímica, com várias camadas de neurônios utilizando a glicose cerebral. Pensar gasta mais esforço ao longo dos anos que o próprio pulsar do coração. O coração pulsa contínuamente no peito e mesmo assim gasta menos glicose em seus batimentos do que o cérebro, que apenas pensa.Pensar requer muita energia.
De forma simplificada, é como se cada neurônio individual se ocupasse com um determinado pensamento consciente. Se atribuirmos à nossa mente consciente a tarefa de lembrar de alguma coisa, ela fica PERMANENTEMENTE lembrando disso, pois para ela o momento de fazer isso é o MOMENTO PRESENTE. Este gasto de calorias cerebrais é uma “fuga de corrente” e um desperdício de energia criativa.
A maior parte do estresse vem dos compromissos mal administrados. Cada compromisso marcado ou tarefa assumida, ou lista de ações envolvida em um projeto é um “espaço mental” e uma fuga de corrente em seu cérebro. Algumas podem ser muito importantes e outras simples – mas, acredite, para o seu cérebro, tudo é a mesma coisa – algo a ser feito. Ele não distingue a valoração daquilo que deve ser lembrado – fazer aquele sanduíche ou completar o projeto do trabalho; pregar o botão na camisa ou completar a edição do vídeo da semana. Para ele tudo são pendências, e todas elas ficam pressionando a atenção da mesma maneira – só que com envolvimentos emocionais diferentes.
O grande segredo disto é que você tem de pensar mais do que imagina para tomar uma decisão, mas o seu cérebro não sabe o quanto pensamento é necessário, e assim assume que TODOS os recursos do cérebro devem ficar disponíveis. A sua memória de curto prazo, que estimula à ação, só pode se ocupar de poucas coisas ao mesmo tempo. Pelas pesquisas da Psicologia e como é ensinado na Neurolinguística, em média mantemos a atenção entre 5 a 9 coisas ao mesmo tempo, em rápida sucessão. Qualquer listagem maior do que isso é complexa demais para a consciência, e é subdividida em listas menores, de 5 a 9 coisas.
O que acontece é que possivelmente temos muito mais compromissos do que temos consciência. Se for listar todos os projetos em que está envolvido, encontrará, com certeza, muito mais do que cem. Você aceitou a responsabilidade por todos eles, em algum nível.
Na metodologia do GTD, qualquer coisa que está em sua mente e não foi planejada da mesma maneira é um tipo de “entulho mental”, uma fuga de corrente psíquica e está retirando energia de sua criatividade, intuição e tomada de decisão. É mais do que apenas uma abordagem de gerenciamento de tempo e metas, e sim quase uma filosofia de redução do estresse.
O propósito desta abordagem é permitir a “mente limpa” capaz de se concentrar no momento presente – na Ação Presente – com o mínimo de estresse. O estresse positivo, que estimula a ação. Um músculo tenso e rígido é fácil de ser quebrado. Um músculo relaxado tem respostas mais rápidas e precisas. Da mesma maneira a mente: use sua energia e concentração no momento necessário, e não a mantenha perpétuamente tensionada. É como o tigre, que só distende e contrai os músculos no momento do salto.
A maioria das pessoas utiliza algum sistema de administração do tempo. Uma agenda se compõe normalmente de um calendário – para compromissos – e uma lista de coisas a fazer. Alguns até o colocam no computador, para se organizarem melhor. Talvez utilizem um código de prioridades, do tipo “ABC”.
Hoje em dia muitos se acostumam a administrar “por email”. Recebem o email e costumam trabalhar a partir dele, imaginando-o como caixa de entrada, lembrete de pendências e caixa de saída. No entanto estes sistemas não são abrangentes e possuem “pontas soltas”. E o volume de tarefas que pressiona o dia a dia faz com que estes sistemas não sejam utilizados de forma metódica. E se não forem completos e seguros, não são úteis.
As listas são a base da metodologia GTD. Criar listas e subdividir as tarefas em unidades menores, já tomando as decisões prévias do que será feito com cada tarefa, evita sobrecarregar a mente. E, assim, se há muitas decisões a serem tomadas, a mente se mantém em um estado de super-alerta, pronta para tomar muitas decisões, sem descanso. Isto acarreta mais estresse e pode piorar a qualidade das decisões. Assim que você toma uma decisão, o nível de alerta se reduz. Mais energia se torna disponível para outras decisões a serem tomadas.
O seu sistema de listas de tarefas e projetos deve preencher três requisitos:
1. Completo – Será necessário organizar e listar TODOS os projetos e tarefas, e colocá-los no papel. Se está em sua mente e não é para ser feito agora, não está de forma definida no papel. Você precisa de um sistema confiável fora da mente.
2. Pró-ativo – você deve saber EXATAMENTE qual é a PRÓXIMA AÇÃO a ser feita por você, em cada um dos compromissos e projetos.
3. Cíclico – você precisa de ter um sistema de revisão constante do sistema, para não deixá-lo ultrapassado ou incompleto, para que ele possa continuar sendo útil.
A maioria das pessoas só decide refletir sobre o trabalho quando é o momento de realizá-lo. E, por isso, as decisões complexas envolvidas ficam pertubando as suas mentes inconscientes, durante a realização de todos os outros trabalhos.
A maioria das pessoas parece distraída porque suas memórias conscientes estão abarrotadas de listagens de coisas a fazer, que para elas são mais importantes do que estarem atentas e concentradas no momento presente. E, assim, se o momento presente modifica algo de suas listas de tarefas, ou elas perdem o momento presente ou precisam reajustar TODA a lista…. Isto é uma overdose de atenção.
As coisas ficam na sua mente porque você:
– não sabe exatamente qual é o objetivo pretendido;
– não decidiu qual é o próximo passo, em termos de ação física;
– não tem lembretes sobre o que fazer e quando fazer os próximos passos, em um sistema confiável.
A melhor abordagem para facilitar o controle do seu tempo é implantando a metodologia de sempre definir a Próxima Ação:
• Pegue o projeto ou situação que mais está em sua mente no momento. O que mais o incomoda? Escreva o projeto na folha.
• Agora, descreva o resultado positivo que pretende. O que você precisa ver para ter o projeto realizado?
• Agora, escreva a primeira AÇÃO FÍSICA necessária para iniciar e progredir a situação.
Não formule todo o planejamento, mas apenas o que pode realizar AGORA, se sua decisão fosse começar a tarefa IMEDIATAMENTE. Descreveu algo que depende só de você – algo que possa fazer – ou escreveu algo que precisa ESPERAR que alguém o faça? Se escreveu assim, é importante notar que a sua PRÓXIMA AÇÃO não é essa, e sim entrar em contato com este alguém… E, é claro, deve ter à mão um telefone e o endereço deste alguém. Se não tem, a sua próxima ação seria encontrar o telefone desta pessoa e se programar para estar perto de um telefone, com todas as informações necessárias para ter uma ligação telefônica produtiva. Sabemos, intuitivamente, disto. Mas nossos sistemas de organização de tarefas não são assim tão diretamente organizados.
“A preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia” Kerry Gleeson.
Você não gerencia o tempo – gerencia as suas ações no tempo disponível;
Você não gerencia prioridades – averigua as prioridades dos projetos e gerencia suas ações para acompanhá-las;
Você não gerencia informações – obtém as informações para apoiar as suas ações no tempo e prioridades disponíveis.
Sua mente inconsciente não toma decisões novas por você. Se ela fosse mais esperta, só lembraria a você daquilo que você precisa fazer quando você estivesse em um lugar em que pudesse fazer algo com referência à esta coisa. Se você precisa comprar algo no supermercado, não seria a melhor hora de se lembrar disso quando passasse no supermercado e não antes? Por que lembrar disso durante o trabalho ou em outro lugar? Porque lembrar disto mais de uma vez?
Se você listar agora todas as coisas que decidiu fazer, em algum tempo, normalmente será apenas um monte de “entulho mental”. Apenas listar todas estas coisas não fará, realmente, que elas saiam de sua cabeça e reduzam o seu estresse.
Não podemos evitar que exista entrada de tarefas a cada dia, da mesma maneira que não podemos evitar a entrega de e-mails em nossa caixa postal. O que precisamos é uma maneira de organizar melhor a decisão do que fazer com referência a isso tudo.
Por isso, listas de “Coisas a Fazer” dificilmente são práticas. A maioria começa uma, depois duas delas, e as deixa acumular, sem fazer a maioria. Com o tempo estas listas ficam desatualizadas, e não são revistas com a frequência necessária para serem, pelo menos, um pouco úteis.
Você pode buscar fazer as coisas mais rápido, trabalhar mais horas etc. Mas o que acontece é que, na prática, isto fará com que aumente a quantidade de entradas de “coisas a fazer”, em um ritmo maior, e assim sucessivamente. Isto porque a quantidade de coisas que poderiam ser feitas sempre é infinita, e fazer tudo o melhor possível sempre requer mais e mais ações.
Porém, se você se habituar a TOMAR DECISÕES IMEDIATAS sobre o QUANDO e COMO fazer a PRÓXIMA AÇÃO em cada tarefa, terá um certo “espaço mental” disponível, para fazer o melhor possível cada tarefa no tempo que se dispôs.
A falta de tempo não é o principal problema, e sim a falta de clareza das ações. E isto tem a ver com planejamento e comunicação, já que não trabalhamos sozinhos.
É difícil gerenciar ações ainda não identificadas. E por isso a maioria das pessoas reclama de não ter tempo para realizar seus projetos e seus objetivos. Não se realiza projetos, e sim ações presentes alinhadas com os projetos futuros.
Trabalhar de baixo para cima, melhorando o nível das tarefas diárias, abre mais “espaço mental” para refletir sobre valores. Se sua caixa de entrada estiver organizada, conseguirá refletir melhor sobre eles e o planejamento estratégico, tanto pessoal quanto organizacional. E trabalhar de baixo para cima passa por cinco estágios do fluxo de trabalho: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer.
“Não basta olhar para cima das escadarias; precisamos subir todos os seus degraus” Vaclav Havel
Os Estágios
Coletar – Processar – Organizar – Revisar – Fazer
Realizar estas cinco etapas de uma só vez não é prático. Ao elaborar uma lista de tudo o que se tem a fazer, NÃO comece a executar aquilo que é mais importante ou urgente. Apenas faça a lista primeiro, depois planeje o que vai fazer (quando começar aquele trabalho) e depois arquive, até o momento exato de executar a tarefa. Parece óbvio, mas pouca gente cumpre este sistema de forma espontânea, se tornando refém do que está ã sua frente…
1. Coletar
É listar, em uma folha de papel ou de forma digital, de tudo o que é possivel, de todas as pendências, ações e projetos em seu dia a dia. Qualquer coisa, pequena ou grande, pessoal ou profissional, tudo deve ser coletado e empilhado.
Onde você coleta?
• sua mesa e sua caixa de entrada física;
• caixa de entrada e pastas de email;
• papéis e anotações avulsas;
• seus arquivos, referências e listas de follow-up e checagem;
• gavetas, guardados, aposentos;
• agendas passadas e em você mesmo.
Coloque tudo em uma caixa de entrada física – se o objeto é grande, pegue uma folha de papel A4 e anote os itens de projeto, conforme já especificado. O importante é a menor quantidade possível de caixas de entrada, para termos menos lugares onde pode se esconder uma tarefa, o que fará que ocupe a sua mente, e não saia de lá.
Se há muita pendência em email, das duas uma: crie uma pasta de “Ações” e leve tudo para lá. Deixe a caixa de entrada do email vazia, pois o que entra lá afeta a sua atenção no momento, e não permite que você pense e decida sobre o que fazer.
Usar o email como caixa de entrada nem sempre é a melhor maneira. Muitos usam o sistema de enviar um email para si mesmos, contendo o planejamento da tarefa, e resumindo em um só email a listagem das pendências, e fazendo uma subpasta daquele projeto, com os emails referentes a ele. Outros utilizam um software de texto hierárquico, do qual falaremos mais adiante.
Nem tudo dá tempo de digitar, escanear e prover em uma caixa de entrada digital. Uma caixa de entrada de papel e documentos ainda é necessária. Mas não é necessário mover toda a estante para ela. Basta uma folha de papel conforme acima, informando precisamente onde, na estante, estão as referências, ou então uma referência no computador.
2. Processar
O objetivo da metodologia é esvaziar todo dia a caixa de entrada, arquivando aquilo que não estamos fazendo no momento, de maneira fácil de ser resgatada e fazendo listas do restante. Todo mundo que usa GTD aprende a importância de fazer listas de tudo. Listas são práticas, e organizam a informação. E o melhor atualmente é colocá-las em software. Podemos ter listas para:
• Compras a fazer
• Metas de Vida
• Valores Pessoais
• Programa de Exercícios
• Livros para ler
• Filmes para ver
• Aniversários
• Lista de presentes desejados
• Piadas
• Idéias criativas
• Lista de materiais para viagem
• Histórias para contar
• Números de documentos seus e de parentes
• Hiperlinks
• Locais a visitar e o que fazer lá
• Citações (Quotes)
• Bons restaurantes
• Marca e Números de série de produtos comprados
Você pode deixar estas listas em papel, em um arquivo de software ou até na Internet. As alternativas online possuem vantagens inegáveis hoje em dia, com a disponibilidade de banda larga, permitindo manter todos os seus controles independentes de micro e de forma bem segura. E existem diversos serviços de baixo custo ou até gratuitos, fáceis de serem utilizados. Por exemplo, no site Yahoo há uma agenda e um bloco de notas útil. E hiperlinks podem ser arquivados no serviço gratuito Del.icio.us e similares.
Para anotar listas em qualquer lugar pode-se também usar o Blablalists ou o Tadalists. E existe o excelente serviço Basecamp, que é pago, mas permite utilizar um só projeto de forma gratuita. E um só projeto é o suficiente para manter uma agenda online bem completa, ou abrir vários, em emails diferentes, para gerenciar vários projetos… É uma forma de ter um ótimo workgroup colaborativo com baixo custo.
Para quem prefere instalar um software de controle de informações e listas, a melhor sugestão é o software gratuito Keynote. Ele é um editor de texto em tópicos (costumeiramente conhecido como outliner) e é uma ótima forma de gerenciar informações dispersas, desde tarefas, receitas, notas, artigos, links até um livro inteiro, capítulo por capítulo. Há outras opções, pagas, tais como o Treepad, o NoteStudio e o Action Outline.
Links:
Yahoo: http://www.yahoo.com.br
Del.icio.us: http://del.icio.us
Blablalists: http://blablalist.com/
Tadalists: http://www.tadalist.com/
Basecamp: http://basecamphq.com
Keynote: http://www.tranglos.com/free/keynote.html
Treepad: http://www.treepad.com/
NoteStudio: http://www.dogmelon.com.au/NoteStudio.shtml
Action Outline: http://actionoutline.com/
3. Organizar
A primeira pergunta é a reflexão do que devemos fazer. Se puder jogar fora, jogue. Se nada puder fazer sobre a informação – ARQUIVE IMEDIATAMENTE, como referência útil, de forma que seja fácil de ser recuperada. Nunca a retorne para a caixa de entrada, no aguardo de precisar dela.
Como arquivar? A melhor forma é a alfabética, com títulos abaixo da ordem alfabética. Assim qualquer pessoa entenderá rápidamente onde encontrar algo, através da pista de um ou outro nome-chave. Arquivos cuja estrutura-raiz não seja alfabética não são tão práticos para quem não os conhece – e mesmo para quem os conhece, pois exigem muita reflexão na hora de guardar ou procurar alguma coisa.
Abaixo colocamos o ciclo completo do fluxo de documentos e pendências:
O anel externo:
– Não passível de ação:
Lixo
Arquivo de referências para revisão (incubação);
Arquivo de referências indexadas;
– Passível de ação:
Planejamento de projetos (arquivos);
Lista de projetos
Calendário de compromissos
Calendário de follow-up
Lista de próximas ações
O que é um Projeto? São tarefas com pelo menos mais de uma ação sequencial e dependente da realização da primeira. Se complexos, podem ser feitos em sistemas sofisticados, que possuem gráficos de Gantt e PERT-CPM, tais como o Visio, da Microsoft ou o Double Choco Late, um excelente sistema de gerenciamento de projetos online, em intranet, e totalmente gratuito (http://dcl.sourceforge.net).
Você não executa um projeto em um dia, e sim as ações relacionadas a ele. O importante em revisar os projetos e listar as próximas ações de forma regular é incorporar em sua listagem de próximas ações tudo o que é importante ser feito hoje para obter o projeto amanhã.
Não importa se utiliza uma ferramenta sofisticada de acompanhamento de projetos: transcreva as próximas ações para a sua lista de forma regular, com base em uma revisão diária ou semanal, e a mantenha atualizada.
10 Tarefas de Organização que você pode fazer em 2 minutos livres
- Arquive cinco assuntos diferentes.
- Olhe apenas uma sub-pasta de e-mail e decida revisar vinte itens do que guardou nela.
- Pegue tudo que está na sua Caixa de Entrada, seja virtual ou de papel, e coloque em uma sub-pasta chamada Organizar. E crie, abaixo dela, quatro subpastas vazias: Eliminar, Fazer, Arquivar, Delegar. E, de agora em diante, o que de novo entrar na Caixa de Entrada, passe direto para uma delas.
- Todo dia olhe a pasta Eliminar, revise e apague definitivamente vinte itens. Elimine de vez isto da sua vida.
- Arranje uma prateleira grande e esvazie-a. Em um canto desta, coloque uma pilha de papéis que está a muito ocupando espaço em seu escritório. Toda vez que tiver dois minutos livres, vá até a pilha e distribua o seu conteúdo em quatro pilhas menores: Eliminar, Fazer, Arquivar, Delegar.
- Tenha sempre muitos saquinhos plásticos, etiquetas adesivas e hidrocores. Pegue a pilha para arquivar e embale cada item. Escreva o assunto e coloque em ordem alfabética.
- Marque um compromisso. Em dois minutos marque compromissos não urgentes mas que estão a tempos esperando um tempo livre… Transfira os compromissos para o seu calendário e reduza assim a lista de Próximas Ações.
- Organize os seus recibos e papéis contábeis.
- Organize uma gaveta, unificando suprimentos e material de apoio ou uma gaveta de roupas.
- Organize fotos soltas em álbuns.
4. Revisar
Uma boa proposta de organização é:A cada dia:
REVISE e ATUALIZE o Calendário, a partir da Lista de Ações e da Lista de Projetos;
FAÇA o que se programou a partir da Lista de Ações. Uma boa maneira de não se estressar é manter em no máximo 7 tarefas pré-definidas por dia (mais ou menos duas);
ATUALIZE a lista de Ações a partir dos Calendários e Lista de Projetos;A cada semana:
REVISE a Lista de Projetos a partir dos arquivos de Planejamento de Projetos;
VERIFIQUE regularmente as referências arquivadas, para saber se há algo que deve ser incorporado ao Planejamento de Projetos;A cada mês:
REFLITA se os Projetos estão alinhados com os Valores e Objetivos mais importantes.
“Muitas pessoas se sentem melhor em relação ao seu trabalho quando limpam, fecham, esclarecem e renegociam todos os seus acordos consigo mesmas e com os outros. Faça isso toda semana, ao invés de anualmente”. David Allen.
5. Agir
Analise cada tarefa da pilha – é uma tarefa que posso fazer em 2 a 5 minutos? Se for, FAÇA-A imediatamente. Se não for, mas dispor de todos os dados, aloque o espaço para ela em seu Calendário de Compromissos ou coloque na pilha de Tarefas para o futuro, agendadas.
Em cima de sua mesa só deve ficar o seu Calendário, a sua Lista de Próximas Ações, Lista de Follow-Up, Lista de Projetos.
Por mais que vivamos em um mundo digital, ainda é grande a quantidade de papéis e dados que recebemos de forma material. E para processar a próxima ação muitas vezes só dispomos de um tampo de mesa. Por isso o processo de arquivamento tradicional deve ser dividido em três.
• Arquivo de Projetos
• Referência Geral
• Referência Rápida (Lembretes de Processo)
O terceiro é chamado de “Referência Rápida” ou “Arquivo de Lembretes” ou “Tickler System”, pois visa assessorar o trabalho dos 5 Estágios de Trabalho. Mais do que um Arquivo parado, ele é o local onde diáriamente serão manuseadas as pendências. O ideal é transformar a pilha de Projetos, Ações e Tarefas que usualmente estaciona em cima de sua mesa em arquivos de pendências com fácil resgate de informações.
O Tickler deve ficar mais próximo à mesa de trabalho – mas não em cima da mesa. Podemos criar um sistema de acesso rápido para ordenar as tarefas: 31 pastas numeradas de 1 a 31 (31 dias) e mais 12 pastas numeradas de 1 a 12 (12 meses). Este sistema é chamado “43Folders”. Enquanto coloca os documentos de acordo com o dia em que pretende recuperá-los para cuidar deles, é possível desde usar apenas pastas suspensas até construir os escaninhos em madeira. Ou então usar pastas plásticas largas em polionda, que ficam em pé, com etiquetas bem visíveis. O mais rápido e prático são as pastas suspensas, pela sua flexibilidade, desde que você possa dispor do espaço necessário. Algumas pessoas não precisam de tanto e se contentam em apenas 5 pastas numeradas de 1 a 5 (4,5 semanas) e mais 12 pastas de 1 a 12 (12 meses). Depende da quantidade de Tarefas que você tem e do volume de papel que recebe.
Um sistema para gerenciar as pilhas de tarefas pode ser simples ou elaborado. O ideal é utilizar o sistema mais detalhado – gasta mais energia e espaço para montar, mais economiza muito esforço para resgatar documentos.
Como sugestão, monte no pastas plásticas ou saquinhos para:
• Pagamento de Contas
• Recibos de reembolso
• Leituras
• Pautas – para guardar notas de reuniões a serem feitas semanalmente. Se você sempre se reúne com as mesmas pessoas em momentos diferentes, tenha uma subpasta para cada uma delas.
• Envio – cartas e documentos a enviar.
• Cópias – fotocópias
• Rol – para listas de compras, notas de lavanderia etc
• Listas Diversas de consulta
• Chamadas – para guardar anotações de chamadas telefônicas até ter tempo de retorná-las.
• Entrada de dados – para guardar cartões de visitas e números de telefones em papeizinhos, até ter tempo de digitá-los no computador
• Folhetos – ofertas, coisas a serem compradas, cupons
• Eventos – folhetos de eventos, calendários de atividades futuras
• Classes – material de treinamento, listas de classe e material de estudo de cursos que está fazendo.
• Próximos anos – papéis e taxas para avaliar só no ano que vem ou mais longe.
• Assinar agora – contratos e materiais para ler e assinar o mais cedo possível
• Organizar – material ainda não discriminado
• e muito mais.
Isto é diferente de suas pastas de Projetos no Arquivo normal, compartilhado. Estas podem estar ordenadas por projeto. E lembre-se de atualizar a sua lista de Projetos todos os dias, verificando as Próximas Ações dos Projetos.
E também é diferente do Arquivo de Referência Geral. Este arquiva dados como manuais de instruções de aparelhos, certificados, diplomas, suprimentos a mais (caso não exista um armário separado para eles). Este arquivo é importante, mas deve-se fazer um esforço para não misturá-lo ao Referência Rápida – ele não exige processamento constante – e nem ao de Projetos, pois suas demandas possuem menor prioridade e podem ser buscadas com mais calma.
Arquive isto fora do seu raio de visão – mas tenha um espaço, na mesa ou em um arquivo próximo, para depositar as pastas que estão “em processo”. Se não tiver isso, pode acabar ficando com tudo empilhado próximo.
A decisão sobre a próxima ação é fundamental. Você as faz e depois atualiza a lista de “Próximas Ações” e a lista de “Espera” (Follow-up). Lembre-se, esta também é uma lista de ações, e deve indicar o que você deve fazer para obter a resposta: telefonar, mandar email, se encontrar com alguém…
O Calendário é adequado para coisas com horários específicos:
• Ações com data e hora determinada: compromissos: você vai comparecer em determinada data.
• Ações com data determinada: eventos ou tarefas dependentes de prazo: algo que você quer fazer em determinada data.
• Ações com informações em data determinada: algo que você quer se lembrar em determinada data.
Não faça uma lista diária de coisas a fazer: isto é um desperdício de tempo. Reescrever a cada dia é desmoralizante e acabamos protelando a tarefa. Além do mais, é muito grande a tentação de incluir na lista diária de tarefas algumas que não são obrigatórias para aquele dia. Ao contrário, mantenha uma lista de “Próximas Ações”: ela é estimulante, à medida que vão sendo riscadas cada uma delas. Separe as listas de Próximas Ações por Contexto, isto é, pelo que precisará ter perto ao fazer esta tarefa: um computador, um telefone, uma determinada pessoa.
Foco Vertical
Quando planejamos, o ideal é que sigamos o sistema do planejamento natural. Este sistema pode ser resumido da seguinte forma:
- Definimos o objetivo e os princípios, alinhando com a Visão
- Visualizamos, comunicamos e motivamos para os resultados desejados
- Fazemos brainstorm e motivamos os participantes do Projeto
- Organizamos os fatos e dados, os insumos e recursos disponíveis, e as alternativas à disposição
- Identificamos as próximas ações a realizar e anotamos as formas de acompanhá-las.
Apesar de parecer óbvio, muitas vezes nós “saltamos à uma conclusão”, elegendo uma alternativa que nos parece fácil e rápida, sem uma efetiva consideração dos objetivos desejados e sem análise adequada das outras alternativas e realizado um preparo psicológico para a aceitação da ação.Discutir mais detalhadamente este assunto foge do escopo deste artigo. Muitas vezes é necessário um adequado estudo sobre as formas de análise de problemas, sinergia criativa e tomada de decisão. Estes temas ficam para outro momento.
No entanto, vamos falar um pouco do Pensamento Sistêmico. Há duas classes de problemas:
– Problemas Convergentes
– Problemas Divergentes
Problemas Convergentes são aqueles que só possuem uma solução correta. Na verdade são Questões, não problemas. Na escola, nos perguntam: “quanto é dois mais dois”, e aprendemos que a resposta é quatro. Com o tempo, as decisões a respeito já são tomadas, e não demandam mais o uso das partes superiores do nosso cérebro, de tomada de decisões. Só requerem atenção, memória e aprendizagem. A maior parte dos problemas que precisamos administrar no nosso trabalho, no dia a dia, são problemas divergentes. Em inglês são “problems”.
Problemas Divergentes são aqueles do tipo de “Escolha de Sofia”. Isto é, uma decisão que não atende de forma perfeita todos os lados interessados. É um recurso escasso que precisa ser equilibrado entres dois projetos, é uma decisão que precisa ser negociada. É o clássico: “cobertor pequeno”: se cubro os pés, fico com frio no nariz; se cubro o nariz, fico com frio nos pés. Preciso ESCOLHER o que é mais importante, e assim, sim, alinhar com VALORES. Problemas divergentes são verdadeiros problemas. Em inglês são “troubles”.
Quando trabalhamos com Tomada de Decisão, é importante aprendermos a separar o que é Problem do que é Trouble: Questões de Problemas reais, desafios de Pensamento Convergente de desafios de Pensamento Divergente, para podermos planejar as Ações com base nos Valores, nestas determinadas questões.
Neste caso, retornando ao Projeto em vista, precisamos identificar a Meta Maior, para definir o planejamento em torno dele. Nem todos os Projetos necessitam deste momento de reflexão. Mas alguns sim.
Esta é uma visão geral da metodologia GTD, que visa auxiliar a organização pessoal e organizacional. Esperemos que auxilie na implantação de uma melhor organização, tanto pessoal quanto profissional, em suas vidas.
Antonio Azevedo é administrador e comunicador. Atua em Consultoria e Coaching Organizacional e Profissional.
Antonio Azevedo 