Procrastinação é o principal problema dos que desejam realizar as coisas. Muitas vezes é originária do medo da tarefa – isto é, de uma certa insegurança inconsciente,  de não ter certeza se sabemos fazê-la bem.

O principal problema da procrastinação é que misturamos a nossa percepção do nosso Eu, de quem somos, com a percepção do que fazemos. Misturamos o Ser com o Fazer e com o Ter (*1) . Se não fazemos tudo o que nos propomos a fazer, sentimos uma ferida em nosso Ego, em nossa própria auto-estima; mas se o fazemos e ele não fica bem feito, também somos feridos em nossa auto-estima. Assim, com duas forças opostas se digladiando, criamos um duplo vínculo neurótico e ficamos no limbo, perpétuamente suspensos entre idealizar a tarefa ideal e estar sempre desejando completar a tarefa…

Em outras palavras, a nossa visão ideal da tarefa é de 100%, mas a tarefa executada possivelmente será uns 65% do que desejamos. E, por questões da nossa  estrutura psicológica e para preservar a auto-estima, a mente inconsciente “sabota” o impulso de realização. Pois se protelarmos a execução, continuamos a sentir o prazer de idealizar a tarefa.

Para superar esta dicotomia, uma das melhores recomendações é “quebrar” a tarefa grande em tarefas menores, para que não pareça tão assustadora. Ou, então, começar com tarefas menores, para que fiquemos mais “aquecidos” e assim aumentemos a disposição para realizar tarefas maiores.

No entanto, a tendência ao perfeccionismo mesmo assim pode interferir com o impulso de realização. Isto é, temos uma imagem na mente de como deve ser a tarefa perfeita. No entanto, esta imagem perfeita nunca será capaz de ser real. E quando tentamos iniciar a tarefa, mesmo em etapas menores, nos defrontamos com a percepção de que não será igual ao que nos propomos a fazer. E isto é desmotivante.

Superar a procrastinação requer formação de hábito e também o emprego de estratégias mentais. Pode ser útil barganhar com algo que nós queremos muito, tal como só assistir a um programa de televisão do qual gostamos se completamos a tarefa do dia.  No entanto, tal como no adestramento de animais, o melhor é barganhar com premiações, e não com punições.

Todo mundo que estuda sobre adestramento de animais aprende que qualquer animal aprende melhor com estímulos do que com castigos. Inclusive o animal humano. Podemos fazer esta analogia porque na realidade nosso cérebro é composto de no mínimo três diferentes cérebros, de acordo com a teoria evolutiva de Paul MacLean (*2): possuimos o “cérebro reptiliano”, básicamente instintivo; o “sistema límbico”, que é o nosso cérebro mamífero, voltado às emoções; e o neocórtex, sede do pensamento cognitivo mais evoluído. Assim, em nossas reações comportamentais, podemos dizer que reagimos aproximadamente 66% como animais e só 33% como humanos…

Isto é, não devemos “nos punir”, dizendo a nós mesmos que só faremos algo de que gostamos se completarmos nossa tarefa, pois isto é desestimulante a longo prazo. Ao contrário, devemos “nos premiar”, dizendo a nós mesmos que nos brindaremos com algo a mais, se completarmos a tarefa. Pode parecer a mesma coisa, mas para o inconsciente é bem diferente, pois quando focalizamos a atenção no prêmio, contribuimos para fazer pender a balança em direção à realização.

Outra coisa importante é nos auto-elogiarmos e estimularmos a cada pequenina mudança na direção correta, exatamente da mesma maneira que no adestramento de animais. Se fizemos corpo mole e no fim do dia só executamos uma tarefa das três a que nos propomos para hoje, será contraproducente dizermos a nós mesmos “só isso?!?!” e nós tacharmos de preguiçosos. O melhor é dizer “parabéns, uma tarefa bem feita! Que ótimo! Amanhã faremos duas”.  Com o tempo tal procedimento cria uma potenciação positiva em nossas emoções, superando o duplo vínculo citado antes.

(*1) Já escrevi um pouco sobre isso no meio de um artigo mas pretendo me aprofundar mais neste tema futuramente….  Auto-Estima e o Conceito do Eu

(*2) Teoria do Cérebro Trino
Ver também:
Cérebro Reptiliano
http://br.groups.yahoo.com/group/pnlbr/message/622

Utilizando a Programação Neurolingüística podemos aprender a discernir os vários fatores que influenciam uma boa tomada de decisão. Observando as estratégias das pessoas que obtém uma boa margem de acerto em sua tomada de decisões, é possível delinearmos uma fórmula útil que possa servir de “tratamento genérico” para a resolução de problemas.

Gosto de abordar este tema com uma metáfora: comparo o uso da nossa capacidade de tomar decisões com o mito da entrada no Labirinto de Creta, onde o Minotauro estava escondido. Quem lembra desta história antiga sabe que os heróis entravam no Labirinto buscando alcançar o tesouro que estava escondido lá. E muitas vezes se perdiam, pois os caminhos de entrada e saída eram tão intrincados que esqueciam por onde tinham vindo e ficavam presos lã dentro, até serem encontrados e devorados pelo Minotauro.

Um grande herói decidiu entrar no Labirinto; seu nome era Teseu. Ele utilizou um novelo de lã e o foi desfiando atrás de si, para marcar o caminho. Conseguiu assim alcançar o centro do Labirinto e voltar – e ainda teve a chance de matar o Minotauro.

Da mesma maneira, se queremos controlar nossos esforços de controlar os problemas (”matar o minotauro e encontrar o tesouro”), precisamos estabelecer uma linha definida de nossos esforços em direção às nossas metas, que representam o alcance de nossos objetivos (”linhas para a saída do labirinto”). Toda decisão é um jogo de alternativas, e sempre há um preço a ser pago a cada escolha em nossa vida. Com base nesta metáfora, podemos discutir a estratégia da tomada de decisão.

Em primeiro lugar, os objetivos de vida precisam ser previamente definidos. Só se alcança um objetivo – ou se afere o quão próximos estamos dele – se o especificarmos antecipadamente, É necessário defini-lo em palavras – se possível por escrito, pois as palavras apenas ditas não cristalizam tão bem os pensamentos, e é possível cairmos em um redundante processo de perpétuamente rechecar as mesmas idéias…

Em segundo lugar é necessário ativar a colaboração dos aspectos mais inconscientes da mente, para que o engajamento na solução seja o melhor possível. A PNL usa vários recursos para nos auxiliar a definir objetivos e nos focalizarmos nas soluções. Um dos melhores deles é a chamada “Ponte-ao-Futuro”: visitamos futuros hipotéticos, onde jã fizemos uma escolha, e depois visitamos um outro, onde fizemos outra escolha e assim sucessivamente, até que, com esta prática em nossa imaginação, alcançamos uma melhor compreensão das dimensões de escolhas que dispomos. Esta é uma das melhores maneiras de observamos de maneira completa o nosso comprometimento com cada uma destas escolhas.

Para quem tem alguma dificuldade em fazer isso, recomendo a leitura do livro “A Ponte para o Sempre”, de Richard Bach, que discorre o que poderia acontecer se, em um dado momento de nossas vidas, mudássemos a nossa escolha em um ponto critico, pequeno de início mas vital a longo prazo, pelos seus efeitos cumulativos.

Em termos de filmes de Hollywood, podemos também assistir “O Efeito Borboleta” (The Butterfly Effect), um filme mais leve mas que também explora esta questão, como cada microdecisão pode modificar totalmente o nosso futuro [1]. E há vários outros filmes no mesmo estilo, mas não cabe citá-los aqui.

Em terceiro, as soluções obtidas devem ser cuidadosamente avaliadas em sua relação custo-benefício e equilíbrio ecológico. Em outras palavras, estamos dispostos a abrir mão das outras coisas que também necessitam de nossos esforços e aplicarmos a soma de esforços necessária e suficiente para o sucesso em nosso objetivo planejado?

Para auxiliar nisso, pense em analisar, no momento que considerar uma decisão, um diagrama com as Vantagens e Prejuízos, Responsabilidades e Benefícios Secundários implicados na questão. Isso pode auxiliar a explicitar claramente o que está em jogo em sua tomada de decisão.

Explicando melhor, há sempre fatores que nos incentivam a mudar e tomar uma decisão e há sempre fatores que nos desestimulam a tomar (ou manter) esta decisão. Deixá-los conscientes evita que as emoções negativas interfiram com o processo.

Os quadrantes I (Vantagens) e IV (Prejuízos) nos incentivam a mudar e tomar novas decisões, pois focalizam nossa atenção naquilo que é vantajoso obter (ou reduzir) quando mudamos.

Os quadrantes II (Responsabilidades envolvidas) e III (Beneficios secundários implícitos em nada fazer para mudar), nos desmotivam, facilitam conflitos internos (que consideramos “auto-sabotagem).

Em quarto, estamos comprometidos com o nosso ser integrado, com o alcance destas metas de tal maneira que elas tenham suficiente efeito motivacional? Além de percebermos racional e emocionalmente o nosso desejo de mudança, precisamos criar um momento fiat lux, ou um “cumpra-se”, internamente, que sirva de gatilho para a ação. Isto é obtido com a verificação ecológica de nossas motivações, algo que a PNL pode nos ajudar a fazer. Pode ser necessário que entremos em ação sem todas as informações necessárias; mas mesmo assim a nossa mente estará engajada em obter a melhor solução possível, e buscará fazer as correções de rumo que porventura ocorrerem.

Em quinto, que atitudes e comportamentos específicos podemos utilizar que serão úteis para este fim? Neste momento, uma cuidadosa seleção dos recursos cognitivo- fisiológicos- comportamentais disponíveis deve ser realizada.

Costumamos comentar que, em essência, cada indivíduo tem cinco tipo de recursos genéricos para empregar em seus esforços de sucesso: Tempo, Esforço, Dinheiro, Conhecimento e Atenção. Qualquer tipo de atitude, comportamento ou outra coisa qualquer que utilizamos é uma receita de bolo de um misto destes cinco componentes. Esta discussão está em outro artigo, neste site. [2]

Em sexto e último lugar, estamos abertos e perceptivos às oportunidades e eventos externos, sabendo utilizar da melhor forma possível as escolhas apresentadas (”saídas do labirinto”)? Neste momento precisamos ficar abertos à Deusa da Oportunidade. Os mais ligados em Física Quântica e na visão transpessoal da realidade podem neste momento falar em Sincronicidade [3], fatores acausais, sorte, Destino, visualização criativa, mentalismo etc. Isto depende da visão de mundo que quisermos adotar. O que importa é que achamos útil nos considerar abertos à essas oportunidades, sejam elas passíveis de influência pessoal ou não.

Para facilitar a compreensão e a execução destas seis etapas, vamos listá-las como os Seis Passos para a descoberta de uma boa solução para problemas:

1. Defina o problema em sua mente e faça perguntas sobre ele, para ajudar a sua mente a focalizar nas informações úteis para a resposta. Sature a mente consciente de informações.

2. Imagine o máximo possível de soluções, sem permitir o excesso de espírito crítico nesta etapa. Deixe o seu inconsciente “mastigar” os fatos e se orientar para a solução. Comprometa-se com a importância do que está fazendo e com o desejo da solução.

3. Analise as soluções obtidas de forma crítica e com a avaliação dos prós e contras de cada uma. Analise e teste todas as respostas, sejam racionais ou intuitivas. Aceite a ambiguidade das respostas e trabalhe a partir delas, não aguardando uma resposta “mágica” perfeita.

4. Desenvolva a concentração e a confiança na melhor solução possível após a análise feita. Uma “próação”, mesmo que imperfeita, é melhor que a inação. Decida entrar em ação.

5. Estabeleça um plano para utilizar todos os seus recursos de vida da melhor maneira possível, transformando a sua Solução – por enquanto ainda um Sonho – em um Projeto.

6. Não aguarde até ter todos os resultados, analisando de forma exaustiva todos os detalhes. Em poucos casos – normalmente em laboratórios – este procedimento é útil. Na vida real a ação mediana mas imediata supera estatisticamente em melhores resultados a ação perfeita mas atrasada. Experimente. Arrisque. Aprenda a confiar na Intuição.

Para facilitar a fixação mental do que falamos acima, e assim acelerar a absorção de uma estratégia genérica eficaz de resolução de problemas, vamos utilizar um recurso verbal útil, muito utilizado em Mnemotécnica. É a criação de acrósticos [4] e acrônimos [5].

Vamos elaborar um acrônimo que represente os valores que consideramos importantes em uma eficaz busca de objetivos, conforme citados acima:

PARA OBTER ALGO NA VIDA
PAGUE O PREÇO
Planejamento
Realismo
Entusiasmo
Comportamento
Oportunidades

Isto é, pagar o PREÇO para realizarmos o que queremos significa que devemos investir tempo em Planejar o que desejamos, e mantermos uma Realística percepção de nossas chances. Mas isto não significa trabalhar sem o importante Entusiasmo, que nos motivará a obter os melhores resultados. E também será necessário aprendermos a nos Comportarmos da melhor maneira, controlando as nossas atitudes e assim aproveitando o melhor possível as Oportunidades que a vida nos apresentar.

[1] http://pt.wikipedia.org/wiki/Efeito_borboleta
[2] http://azevedo.wordpress.com/2006/07/30/os-5-recursos-da-vida/
[3] http://pt.wikipedia.org/wiki/Sincronicidade
[4] http://pt.wikipedia.org/wiki/Acr%C3%B3stico
[5] http://pt.wikipedia.org/wiki/Acr%C3%B4nimo

Em fevereiro próximo estarei participando deste evento.

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Eficiência e Processos – Como otimizar a gestão do tempo em sua empresa

Algumas vezes me perguntam sobre o que faço. Digo que faço consultoria e dou palestras sobre Criatividade e Resolução de Conflitos, Tomada de Decisão e Solução de Problemas e Organização Pessoal. Criatividade, Conflitos, Decisão, são nomes auto-explicativos. Mas Organização Pessoal ainda deixa dúvidas. Por isso pretendo escrever um pouco mais sobre o que é isso.A Organização Pessoal é um nome genérico. Existe um movimento de reorganização do tempo, do trabalho e da comunicação de equipes que atualmente está na moda, e que possui o nome GTD. Este engloba dicas para a reorganização, tanto pessoal quanto profissional, como também discute a reorganização do trabalho de equipes e organizações.

O mundo está caminhando cada vez mais rápido, e não é mais suficiente acelerarmos o passado. A tecnologia cada vez mais mutável, o fluxo de informações cada vez maior…. E a maioria das pessoas ainda quer trabalhar usando sistemas e procedimentos inventados na (e adequados para a) década de cinquenta.

Até o sistema do computador pessoal, que parece um modo de trabalho tão inovador para a maioria das pessoas, está fadado à obsolescência rápida. E o e-mail, método tão prático de comunicação? Já é caquético. Ah, você vai dizer que os sistemas de chat e comunicação online é que são o futuro, não é? Não, apenas ecos do passado.

A tendência de guardar documentos vitais online, ao invés de nos micros pessoais, que tanto defendo, é apenas uma das facetas. Leia o post anterior sobre HD virtual, que talvez explique isso melhor.

O importante é que as empresas estão procurando sistemas eficientes e nenhuma das formas mencionadas são, efetivamente, sistemas colaborativos de trabalho. Facilitam a comunicação, mas dificultam o trabalho a longo prazo – informações são espalhadas por pessoas de forma desorganizada, a forma de buscar os dados é complexa e não intuitiva. A tomada de decisão é prejudicada, os acordos e contratos são vagos, e tudo isso prejudica o trabalho.

Já ocorreu a robotização do trabalho nas fábricas. Estamos agora caminhando para a robotização do trabalho nos escritórios. E não adianta reclamar e chorar, pois o tempo não volta atrás. Acredito que é muito melhor ficarmos conscientes do que está sendo feito e nos ajustarmos às mudanças de forma ágil.

Um dos pontos importantes a destacar é que o futuro do trabalho será feito através de programas online. Mas não sistemas abertos, genéricos, como se fossem conversas online, tal como o email e os sistemas de bate-papo online permitem. Será mais como formulários, ferramentas mais estruturadas, interfaces para se clicar, apertar em sites – com acesso por computador, smartcard ou celular.

As informações serão todas guardadas em sistemas centralizados – curioso é que a informática começou assim, em servidores, e depois se fragmentou, em desktops. E agora tende de novo a se reagrupar, pois a informação é tão dinâmica e valiosa que é muito arriscado mantê-la na posse de somente um pequeno e frágil computador, sem backup e gerenciado por um não-técnico. Os computadores portáteis vão diminuir cada vez mais, até o tamanho de pulseiras, provavelmente, e servirão basicamente como entrada e saida de dados. Teremos as “jóias eletrônicas”…

O processo de organização do trabalho parece estranho, pois só agora possuimos desenvolvimento tecnológico para tornar isto uma realidade. Quer ver uma prova disso, bem recente? Veja o que aconteceu em Brasília, com o incêndio do prédio do INSS. Alguns desconfiam que foi uma literal “queima de arquivo”. No entanto, aquilo que seria uma tragédia para todos os aposentados do Brasil, se fosse uns vinte anos atrás, hoje em dia é apenas uma perda menor. Isto porquê todos os dados sobre aposentadorias não estão em papel, e sim guardados em servidores ultra-seguros, e com redundância imediata de dados, em várias cidades do país. O ideal, até, é que houvesse um backup do outro lado do mundo, não é? Mas em breve isto deverá ser feito…

Quando falo em organização pessoal, falo em acompanharmos esta tendência social, ao invés de resistirmos ou a ignorarmos. Falo de nos prepararmos para usufruir dos benefícios desta nova maneira de pensar. Para quê se preocupar com ter micro? O importante é dispor dos dados, e trabalhar de onde quisermos, da maneira que for mais fácil e confortável, com total segurança – ou, pelo menos, uma maior segurança e rapidez de resgatar os dados do que da maneira convencional.

Hoje em dia existem vários sistemas – pagos e gratuitos – que podem dar a qualquer pessoa um gostinho de trabalhar de forma mais dinâmica. Sistemas de controle de tarefas, sistemas de escritório online – na prática isto sempre foi uma tendência, mas o custo era excessivo para a maioria das empresas. Hoje, não, esta tecnologia está disponível para qualquer pequena empresa – e até microempresas e profissionais liberais. É uma nova tendência, e saber acompanhá-la é importante.

Um dos propósitos deste blog é comentar os sistemas online que estou experimentando. Como um “early adopter” (usuário que adora novidades, vamos traduzir assim) venho testando principalmente sistemas de baixo ou de nenhum custo, e que podem ser experimentados por qualquer pessoa. Em breve postarei mais sobre cada um.

Algumas vezes já me perguntaram porque eu uso somente sistemas online para controlar as minhas tarefas. A razão é clara: não se pode confiar em microcomputadores.

Como assim? O mais importante no computador são os dados, não o hardware em si. Pifar um processador, uma memória, uma placa de vídeo, é apenas dinheiro, e pode ser substituida. Mas quando quebra um disco rígido, isto não. São horas, dias, meses e anos de informações, e as vezes um trabalho extremamente valioso. Por isso não confio em microcomputadores para arquivar dados, mesmo que não sejam críticos.

Um microcomputador – sobretudo os caseiros – não tem sistemas de backup eficientes. Toma muito tempo organizar os arquivos, copiar para CD-RW ou mesmo utilizar um sistema de backup semi-profissional, com fitas DAT.

O único sistema que realmente funciona é utilizar discos rígidos RAID, com replicação simultânea, e ainda backup em fita em paralelo. E quem vai fazer isto? É muito custoso para uma pessoa física. Mesmo a maioria das pequenas empresas não pode pagar por um sistema destes… Só é válido para os grandes sistemas profissionais.

Por isto, já a mais de um ano desisti de arquivar os meus dados em micros caseiros. Optei por utilizar sistemas online de manutenção de informações. Coloquei todo o meu home office como um escritório virtual, em sistemas como esse. Faço a assinatura de um sistema pago – que na verdade é um hospedeiro de páginas, como qualquer outro, mas que permite fazer upload de arquivos com criptografia e me fornece 1 GB de hospedagem.

Mas o que pretendo colocar aqui são as alternativas que não precisam ser pagas. As opções abaixo lhe permitem ter um calendário online, um sistema de controle de tarefas, lista de contatos, weblinks, um perfeito escritório virtual. Achei melhor do que criar e ficar gerenciando o meu próprio sistema de contatos – isto, é claro, pois não pretendo ganhar dinheiro com isso, e sim apenas ensinando a usar…

Se você gosta de um bom controle de Calendário, Tarefas, WebLinks, Lista de Contatos, o melhor que achei foi o AirSet. É gratuito pela Internet, e só paga se usar pelo celular. Nos EUA ele permite você gerenciar todo o seu escritório virtual via celular. Mas aqui no Brasil, de graça, já posso facilmente controlar todas as minhas tarefas. Visite e se cadastre em http://airset.com .

Há uma outra alternativa muito boa, o DashBoard/BackPackIt. Este usa um sistema Wiki e facilita bastante o controle de tarefas. Usei-o bastante, até passar para o AirSet. Visite e se cadastre em http://backpackit.com/ .

Como terceira opção, com um uso um pouco estranho – no estilo “faça você mesmo”, onde você escolhe cada módulo e escreve como quiser, existe também o Jot. Mas este oferece muito pouco na opção gratuita. De qualquer forma, se quiser experimentar, vá até http://jot.com .

Nas opções gratuitas você não pode guardar arquivos online. Foi por isso que acabei usando uma alternativa de arquivos à parte. Mas, se quiser, você pode usar o 4Shared, em http://www.4shared.com , que lhe disponibiliza 100 Mb gratuitamente, ou então usar uma conta de GMail como um arquivo adicional, com o máximo de 2,5 Gb, aproximadamente. Não é perfeito, mas se quiser um HD online totalmente gerenciável, terá que procurar um hospedeiro e pagar por mês.

Depois do último post, me enviaram um email ( se quiser enviar um também, mande para coaching@antonioazevedo.com.br ) perguntando se posso indicar um bom HD Virtual.

Isto depende do seu uso. Atualmente nenhum sistema de HD virtual é perfeito, e reluto em recomendar um apenas. Um bom HD virtual deve ter o mínimo de 1 Gb – e o ideal é que disponibilize uns 10 Gb de espaço. Os preços cobrados hoje em dia são ainda extorsivos. Quanto mais gente entender o conceito do Disco Virtual, as empresas vão pensar mais em investir para ganhar no volume de clientes, e assim teremos uma maior difusão desta prática.

Vamos começar falando de um serviço gratuito – e que também uso: o Porta-Arquivos do Yahoo. Quem é cadastrado no Yahoo pode utilizar 30 Mb gratuitos para guardar arquivos (cada um com o tamanho máximo de 5 Mb). Visite-o em http://br.briefcase.yahoo.com/ . É pouco, eu sei, mas já é uma mão na roda.

Também já comentei, mas vale a pena repetir: o serviço 4Shared, que oferece 100 Mb gratuitos (cada arquivo com o máximo de 10 Mb) e ainda oferece partilhamento com senha, disponível por pasta. É um ótimo serviço. Visite-o em http://www.4shared.com/ .

Algumas empresas de hospedagem de sites disponibilizam este serviço para quem hospeda seus sites. Por exemplo, quem tem um site no provedor Global Info ou seus associados, recebe um HD Virtual “gratuito” de 80 Mb.

Há também o Disco Virtual Terra: 1 Mb gratuito (ridículo!) e 50 Mb por R$ 5,90/mês. Já é alguma coisa, mas é caro pacas…

Outros preferem o HD Virtual do IBEST – R$ 19,90 por 300 Mb. O serviço funciona bem, mas considero caro também – e olhe que este é um dos mais baratos que encontrei no Brasil. Visite em http://hd.ibest.com.br .

Sim, também existe a opção de você apenas pagar uma hospedagem de Internet e, além de hospedar uma página, utilizar o espaço como disco virtual. De início é uma boa solução, pois existem empresas que oferecem bastante espaço e largura de banda a preços competitivos. Mas a vantagem do disco virtual é oferecer uma interface web prática para fazer upload ou download de arquivos, não algo que você precise usar sempre um programa de FTP, configurando em cada micro… E se você estiver em um cybercafé ou no micro de um cliente? Complicado, não é?

Você pode emular tal função, instalando um SGC (Sistema de Gerenciador de Conteúdo) em um espaço em seu site. Caso você saiba como fazer isso, ótimo – terá o seu próprio sistema de disco virtual. Mas isto foge um pouco da alçada deste post e fica para um próximo. Ou melhor, faça uma pesquisa por CMS ou SGC na Net, ou por Drupal, Wiki, Mambo, Xoops e assemelhados. Encontrará muita informação sobre isso…

Mas como falamos para não-especialistas, pessoas que querem só economizar tempo com arquivos e não aprender a criar seus próprios sistemas online, vamos voltar aos serviços prontos. Há muitos deles, e como esta é uma área muito dinâmica e competitiva, não posso garantir que não existam opções melhores. Dados são valiosos e o importante é pesar também a confiabilidade do sistema, com a garantia de que seus dados estarão no ar, amanhã, a salvo de hackers. Prefira empresas que oferecem acesso com criptografia forte (acima de 128 bits).

Você pode recorrer aos serviços pagos estrangeiros, que já oferecem uma relação custo-benefício mais competitiva. É óbvio, precisa ter um cartão de crédito internacional. Um dos melhores que encontrei foi o XDrive: 5Gb por US$ 10. É uma boa relação: cerca de R$ 25,00 por 5 Gb de espaço online. Visite em http://www.xdrive.com/ .

Mas, peralá: e se eu quiser guardar arquivos, mas não me preocupar muito com a segurança deles e nem precisar acessá-los muitas vezes? Você pode tentar os serviços que começam gratuitos, mas que apresentam limites de download. O StreamLoad, por exemplo, pode ser testado: oferece 10 Gb gratuitos, mas apenas 100 Mb/mês de download/upload. Pagando US$ 4,95/mês, a largura de banda passa a ser 1 Gb/mês. E pode ir até 60 Gb por mês… É um bom serviço. Veja os custos em http://www.streamload.com/Account/Pricing.asp.

Em resumo (devo me lembrar que me comprometi a deixar estes posts sucintos e objetivos), vale a pena se cadastrar em alguns serviços gratuitos de disco virtual. Se você quer uma dica mais específica, cadastre-se no 4Shared, no StreamLoad e no Yahoo. E vá se acostumando a deixar os seus arquivos mais importantes online.

Como fazer mais em menos tempo

Encontra dificuldade de fazer a semana render? Mantenha um registro detalhado do que realizou, por categoria de atividade. Este é o primeiro passo para melhor gerenciar o seu tempo e saber como o está dispendendo. É uma maneira efetiva de começar e lhe dará um tremendo insight. Os hábitos inconscientes de uso do tempo ficarão perceptíveis.

Como fazê-lo? Em um computador poderá utilizar um registro ou um contador, marcando o início e o fim de várias tarefas. Ou então usar um registro manual por uma ou duas semanas. Depois de um ou dois dias, entenderá melhor quais são as categorias gerais que mais se adaptam ao seu tipo de atividade.

Se você quiser saber mais, calcule a percentagem do seu tempo total em cada atividade e categoria. Seja detalhista e obterá muito material para análise. Notará muito tempo desperdiçado em email, lendo notícias, navegando na web, telefonemas, comendo, indo ao banheiro, é claro… Mas também perceberá suas estratégias de procrastinação, de tomada de decisão e de preparação para a ação. E perceberá que precisa fazer alguma coisa quanto ao seu tempo.

Não adianta lhe oferecer um modelo pronto. O importante é a atitude e o conceito. Registre o seu tempo. Perceberá como uma pequenina fração dele poderá cuidar do mesmo trabalho que já faz, se não existisse nada do que considera desperdício. No entanto, não se iluda – é impossível acabar com tudo que desperdiça o tempo. O que poderá fazer é se tornar consciente destes fatores e pensar em medidas corretivas simples.

Talvez sinta que os seus sentimentos sobre o tempo se refiram ao acúmulo de trabalho que você tem hoje, e cada dia mais. Ou ao fato da baixa colaboração das pessoas que trabalham com você. No entanto, estudos americanos mostraram que em média um trabalhador de escritório normalmente realiza o seu trabalho diário em apenas uma hora e meia. E, no resto do tempo, ele socializa, tem pausas para café, come, tem conversas não relacionadas ao escritório, está em trânsito, aguarda pessoas, procura papéis (que não estão bem arquivados ou corretamente organizados), e faz dezenas de outras coisas que não são exatamente aquilo que se propôs a fazer naquele momento.

Na média o trabalho de escritório não começa realmente até às 11 horas da manhã e acaba em média lá pelas 3:30 da tarde. Convém lembrar que as conversas no escritório são partes importantes do trabalho – mesmo que não possam ser aplicadas diretamente na tarefa. Mas, mesmo contabilizando isso como tempo útil, a média do trabalho diário não passa de duas horas e meia.

Você pode objetar que isso é uma média, e não representa o seu escritório e o seu dia a dia. Então porquê não mede o seu tempo para provar isto para si mesmo? Mesmo que faça uma medição acurada do seu tempo e faça medidas corretivas, é provável que retorne aos habituais sistemas, se não fizer uma mudança metodológica objetiva. Por isso, depois de aprender as principais categorias desperdiçadoras que observa no seu trabalho, reduza o controle para uma simples percentagem de tempo produtivo versus tempo que passa no escritório. Isto é suficientemente prático e fácil de registrar – e não desperdiça o seu tempo em muitas anotações. Se o sistema for excessivamente burocrático e minucioso de se manter, não valerá a pena. O importante é que estimule a atitude, e não que seja uma biografia permanente dos seus hábitos de trabalho.

É provável que obtenha uns 25% de tempo útil – horas de trabalho real dividido pelo tempo no escritório. E se quiser melhorar, só trabalhar mais duro não é suficiente. Pequenas mudanças no seu sistema de trabalho poderão ter impacto drástico no tempo produtivo – e abrir assim espaço para mais tarefas úteis, menos estresse e mais qualidade de vida.

O ideal é pré-definir o seu trabalho – o que fará nos próximos minutos ou meia hora, e qual o objetivo desejado. Se fizer de maneira consistente, será mais produtivo. Assim, poderá chegar na metade do dia e perceber que já realizou tudo o que se propôs a fazer, e assim abrir espaço para organizar o seu dia de maneira pró-ativa.

“Você tem que refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas, para que todas as pequenas coisas sigam na direção certa”. Alvin Toffler.

Observar cada tarefa do dia a dia é chamado de foco horizontal. Esta é a busca da eficiência – fazer o melhor possível aquilo que nos propomos a fazer. E analisar a interação de cada tarefa com os valores básicos que buscamos na vida é chamado de foco vertical. Esta é a busca da eficácia – obter os melhores objetivos desejados.

A junção dos dois objetivos é chamado de produtividade ou de efetividade: ser efetivo é conseguir juntar a eficiência com a eficácia – isto é, alcançar o que se quer com o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

A maioria das dicas e sugestões sobre Produtividade privilegiam o foco vertical, a eficácia, isto é, selecionar o melhor do que deve ser feito. No entanto, só desenvolvendo um bom sistema para manter o foco horizontal, a busca da eficiência, é que conseguiremos abrir “janelas de tempo” para poder melhorar o foco vertical – o planejamento adequado do que é melhor a ser feito.

Com estes conceitos já definidos, podemos dizer que o mais importante é utilizar de forma metódica um sistema de organização pessoal integrado, que possibilite fazer este controle. E estava faltando um sistema do dia a dia mais prático e rápido. E para isso foi estruturado a metodologia GTD – Getting Things Done, em tradução livre “Fazendo as Coisas Acontecerem” – do consultor americano David Allen.

Esta metodologia enfatiza quatro etapas para a organização de suas “coisas” (tarefas, prioridades, projetos, metas, documentos e rotinas):

- Coletar as informações, listar e verificar todas as tarefas que estamos envolvidos no dia a dia.
- Analisar, revisar e definir os Projetos envolvidose suas Metas Intermediárias.
- Especificar as Metas de Longo Prazo e descobrir o que estamos atingindo.
- Definir os Valores importantes para nós.

O processo de organização e produtividade pessoal visa nos permitir ter maior relaxamento e só concentrar a energia naquilo que realmente interessa. Precisamos ter clararmente definidos os projetos e as ações necessárias para fazê-los caminhar bem e ter um sistema de lembretes confiável, revisado regularmente. Isto cria um foco horizontal. Só depois de nos organizarmos podemos deixar de lado aquelas tarefas que não mais atendem nossos valores.

Nosso maior desafio hoje em dia é a manipulação do conhecimento. O trabalho é mais difuso do que nos tempos passados. Não tem um início, meio e fim definidos. A falta de limites aumenta em muito a dose de esforço e concentração que devemos realizar. Sempre há algo que poderia ser melhor e sempre há algo a mais que poderia ser acrescentado.

Não existe um sistema perfeito – existe atenção ao sistema disponível e permanente aperfeiçoamento neste. No dia a dia sempre parecem sobrar telefonemas a mais, ações a mais, pontos a serem amarrados, reuniões a serem feitas… Na maior parte do tempo sabemos o que deveríamos fazer. No entanto é necessário aplicar as ações no tempo de forma mais organizada, completa e sistemática, para não ser levado ao sabor das circunstâncias. Precisamos de ferramentas mais eficazes.

Os hábitos básicos de trabalho que desenvolvemos desde a tenra infância privilegiam a Urgência. “Menino, faça isto já!”. Não pensamos, ao receber uma incumbência, na melhor forma de PLANEJAR fazê-la. Só paramos para planejar no MOMENTO em que é a hora de fazê-la – a hora em que se torna Urgente.

A cada momento somos instados para fazer mais e mais do que antes. Quem faz apenas aquilo para o qual foi contratado? Isto é, não alocamos o Tempo às Tarefas. Alocamos as Tarefas ao Tempo. No entanto, o tempo não é um Recurso manipulável; as Tarefas é que o são. Para muitos profissionais, tudo o que fazem é prioritário. E no momento que tudo é importante, nada mais é prioritário…

Muitos seminários e cursos ensinam conceitos sobre como criar uma “visão global”, baseada na administração do tempo e a fixação de metas e valores que auxiliem a dar melhor direção ao trabalho. E quando se fala em Gestão do Tempo, é bom deixar claro que não é isso o que acontece na realidade, e sim Gestão de Metas, planificação de Metas no Tempo.

Controle do Tempo e Filtragem de informação

Hyrum Smith – vice-presidente da Franklin-Covey, empresa conhecida por seus livros, palestras e divulgação de estratégias sobre Administração do Tempo, publicou recentemente o livro “O Gladiador Moderno”, pela Campus. Neste livro mostra, através da poderosa metáfora do gladiador, como o sucesso hoje em dia depende de nosso treinamento e de nossas ferramentas, exatamente como no tempo dos romanos.

Para vencer as batalhas de hoje, o gladiador moderno deve usar o treinamento e a experiência como um escudo, e as ferramentas de produtividade pessoal como a espada curta, crucial para a ascensão do Império Romano.

Apesar da relevância do que é dito, o procedimento de Gestão do Tempo preconizado segue o princípio de primeiro planificar os Valores e, a partir dele, escolher o que poderá fazer no dia a dia. Isto é possível quando dispomos do controle quase absoluto de nosso tempo: o chamado Tempo Discricionário (tempo de nossa própria escolha). No entanto isto não é viável para a maioria de nós.

A pressão do dia a dia é tão grande que não conseguimos nos apartar do TEMPO – é impossível parar o tempo – e deixar de lado as tarefas que JÁ estamos fazendo, para conseguir elaborar os valores pessoais e profissionais. A quantidade de coisas que desviam a atenção em cada dia impede que se possa refletir sobre os valores e metas todo o tempo. E, também, um sistema ineficaz de organização não auxilia a hierarquizar os projetos a partir das metas. Além do mais, se simplesmente priorizarmos nossos valores, iremos, fácilmente, DUPLICAR ou TRIPLICAR a quantidade de coisas urgentes a serem feitas, a cada dia…Na prática, a forma mais adequada de planejar as tarefas é partir do controle e aperfeiçoamento do dia a dia. Isto é, virar ao contrário a pirâmide de gestão do tempo.“Concentrar-se nos valores não simplifica a nossa vida. Só lhe dá sentido e direção – e muito maior complexidade” David Allen.

Foco Horizontal

“A vida é negada pela falta de atenção, seja no ato de limpar uma janela ou de escrever uma obra-prima” Nadia Bondanger.

É importante dispor de um sistema de visão ampla, que gerencie tanto os níveis mais abstratos – dos valores – quanto os níveis mais prosaicos – das ações do dia a dia. E este deve manter controle sobre as centenas de novos insumos que chegam todos os dias.

Os tradicionais sistemas de administração de tempo que usamos – agendas, handhelds (computadores de mão), calendários, muitas vezes parecem insuficientes para gerenciar a quantidade e a velocidade de tarefas e compromissos que caem em cima de nós. Por isso muitos se acostumam a gerenciar tudo isso de cabeça, alegando “não ter tempo para anotar”. E se orgulham de manter a sua atenção sobrecarregada – ignorando as repercussões disto sobre sua saúde física, emocional e sobre a qualidade criativa de suas decisões….

Como a maioria não tem um sistema confiável, precisam concentrar-se mais, e convivem com o estresse. O cérebro é uma pilha eletroquímica, com várias camadas de neurônios utilizando a glicose cerebral. Pensar gasta mais esforço ao longo dos anos que o próprio pulsar do coração. O coração pulsa contínuamente no peito e mesmo assim gasta menos glicose em seus batimentos do que o cérebro, que apenas pensa.Pensar requer muita energia.

De forma simplificada, é como se cada neurônio individual se ocupasse com um determinado pensamento consciente. Se atribuirmos à nossa mente consciente a tarefa de lembrar de alguma coisa, ela fica PERMANENTEMENTE lembrando disso, pois para ela o momento de fazer isso é o MOMENTO PRESENTE. Este gasto de calorias cerebrais é uma “fuga de corrente” e um desperdício de energia criativa.

A maior parte do estresse vem dos compromissos mal administrados. Cada compromisso marcado ou tarefa assumida, ou lista de ações envolvida em um projeto é um “espaço mental” e uma fuga de corrente em seu cérebro. Algumas podem ser muito importantes e outras simples – mas, acredite, para o seu cérebro, tudo é a mesma coisa – algo a ser feito. Ele não distingue a valoração daquilo que deve ser lembrado – fazer aquele sanduíche ou completar o projeto do trabalho; pregar o botão na camisa ou completar a edição do vídeo da semana. Para ele tudo são pendências, e todas elas ficam pressionando a atenção da mesma maneira – só que com envolvimentos emocionais diferentes.

O grande segredo disto é que você tem de pensar mais do que imagina para tomar uma decisão, mas o seu cérebro não sabe o quanto pensamento é necessário, e assim assume que TODOS os recursos do cérebro devem ficar disponíveis. A sua memória de curto prazo, que estimula à ação, só pode se ocupar de poucas coisas ao mesmo tempo. Pelas pesquisas da Psicologia e como é ensinado na Neurolinguística, em média mantemos a atenção entre 5 a 9 coisas ao mesmo tempo, em rápida sucessão. Qualquer listagem maior do que isso é complexa demais para a consciência, e é subdividida em listas menores, de 5 a 9 coisas.

O que acontece é que possivelmente temos muito mais compromissos do que temos consciência. Se for listar todos os projetos em que está envolvido, encontrará, com certeza, muito mais do que cem. Você aceitou a responsabilidade por todos eles, em algum nível.

Na metodologia do GTD, qualquer coisa que está em sua mente e não foi planejada da mesma maneira é um tipo de “entulho mental”, uma fuga de corrente psíquica e está retirando energia de sua criatividade, intuição e tomada de decisão. É mais do que apenas uma abordagem de gerenciamento de tempo e metas, e sim quase uma filosofia de redução do estresse.

O propósito desta abordagem é permitir a “mente limpa” capaz de se concentrar no momento presente – na Ação Presente – com o mínimo de estresse. O estresse positivo, que estimula a ação. Um músculo tenso e rígido é fácil de ser quebrado. Um músculo relaxado tem respostas mais rápidas e precisas. Da mesma maneira a mente: use sua energia e concentração no momento necessário, e não a mantenha perpétuamente tensionada. É como o tigre, que só distende e contrai os músculos no momento do salto.

A maioria das pessoas utiliza algum sistema de administração do tempo. Uma agenda se compõe normalmente de um calendário – para compromissos – e uma lista de coisas a fazer. Alguns até o colocam no computador, para se organizarem melhor. Talvez utilizem um código de prioridades, do tipo “ABC”.

Hoje em dia muitos se acostumam a administrar “por email”. Recebem o email e costumam trabalhar a partir dele, imaginando-o como caixa de entrada, lembrete de pendências e caixa de saída. No entanto estes sistemas não são abrangentes e possuem “pontas soltas”. E o volume de tarefas que pressiona o dia a dia faz com que estes sistemas não sejam utilizados de forma metódica. E se não forem completos e seguros, não são úteis.

As listas são a base da metodologia GTD. Criar listas e subdividir as tarefas em unidades menores, já tomando as decisões prévias do que será feito com cada tarefa, evita sobrecarregar a mente. E, assim, se há muitas decisões a serem tomadas, a mente se mantém em um estado de super-alerta, pronta para tomar muitas decisões, sem descanso. Isto acarreta mais estresse e pode piorar a qualidade das decisões. Assim que você toma uma decisão, o nível de alerta se reduz. Mais energia se torna disponível para outras decisões a serem tomadas.

O seu sistema de listas de tarefas e projetos deve preencher três requisitos:

1. Completo – Será necessário organizar e listar TODOS os projetos e tarefas, e colocá-los no papel. Se está em sua mente e não é para ser feito agora, não está de forma definida no papel. Você precisa de um sistema confiável fora da mente.
2. Pró-ativo – você deve saber EXATAMENTE qual é a PRÓXIMA AÇÃO a ser feita por você, em cada um dos compromissos e projetos.
3. Cíclico – você precisa de ter um sistema de revisão constante do sistema, para não deixá-lo ultrapassado ou incompleto, para que ele possa continuar sendo útil.

A maioria das pessoas só decide refletir sobre o trabalho quando é o momento de realizá-lo. E, por isso, as decisões complexas envolvidas ficam pertubando as suas mentes inconscientes, durante a realização de todos os outros trabalhos.

A maioria das pessoas parece distraída porque suas memórias conscientes estão abarrotadas de listagens de coisas a fazer, que para elas são mais importantes do que estarem atentas e concentradas no momento presente. E, assim, se o momento presente modifica algo de suas listas de tarefas, ou elas perdem o momento presente ou precisam reajustar TODA a lista…. Isto é uma overdose de atenção.

As coisas ficam na sua mente porque você:
– não sabe exatamente qual é o objetivo pretendido;
– não decidiu qual é o próximo passo, em termos de ação física;
– não tem lembretes sobre o que fazer e quando fazer os próximos passos, em um sistema confiável.

A melhor abordagem para facilitar o controle do seu tempo é implantando a metodologia de sempre definir a Próxima Ação:

• Pegue o projeto ou situação que mais está em sua mente no momento. O que mais o incomoda? Escreva o projeto na folha.
• Agora, descreva o resultado positivo que pretende. O que você precisa ver para ter o projeto realizado?
• Agora, escreva a primeira AÇÃO FÍSICA necessária para iniciar e progredir a situação.

Não formule todo o planejamento, mas apenas o que pode realizar AGORA, se sua decisão fosse começar a tarefa IMEDIATAMENTE. Descreveu algo que depende só de você – algo que possa fazer – ou escreveu algo que precisa ESPERAR que alguém o faça? Se escreveu assim, é importante notar que a sua PRÓXIMA AÇÃO não é essa, e sim entrar em contato com este alguém… E, é claro, deve ter à mão um telefone e o endereço deste alguém. Se não tem, a sua próxima ação seria encontrar o telefone desta pessoa e se programar para estar perto de um telefone, com todas as informações necessárias para ter uma ligação telefônica produtiva. Sabemos, intuitivamente, disto. Mas nossos sistemas de organização de tarefas não são assim tão diretamente organizados.

“A preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia” Kerry Gleeson.

Você não gerencia o tempo – gerencia as suas ações no tempo disponível;
Você não gerencia prioridades – averigua as prioridades dos projetos e gerencia suas ações para acompanhá-las;
Você não gerencia informações – obtém as informações para apoiar as suas ações no tempo e prioridades disponíveis.

Sua mente inconsciente não toma decisões novas por você. Se ela fosse mais esperta, só lembraria a você daquilo que você precisa fazer quando você estivesse em um lugar em que pudesse fazer algo com referência à esta coisa. Se você precisa comprar algo no supermercado, não seria a melhor hora de se lembrar disso quando passasse no supermercado e não antes? Por que lembrar disso durante o trabalho ou em outro lugar? Porque lembrar disto mais de uma vez?

Se você listar agora todas as coisas que decidiu fazer, em algum tempo, normalmente será apenas um monte de “entulho mental”. Apenas listar todas estas coisas não fará, realmente, que elas saiam de sua cabeça e reduzam o seu estresse.

Não podemos evitar que exista entrada de tarefas a cada dia, da mesma maneira que não podemos evitar a entrega de e-mails em nossa caixa postal. O que precisamos é uma maneira de organizar melhor a decisão do que fazer com referência a isso tudo.

Por isso, listas de “Coisas a Fazer” dificilmente são práticas. A maioria começa uma, depois duas delas, e as deixa acumular, sem fazer a maioria. Com o tempo estas listas ficam desatualizadas, e não são revistas com a frequência necessária para serem, pelo menos, um pouco úteis.

Você pode buscar fazer as coisas mais rápido, trabalhar mais horas etc. Mas o que acontece é que, na prática, isto fará com que aumente a quantidade de entradas de “coisas a fazer”, em um ritmo maior, e assim sucessivamente. Isto porque a quantidade de coisas que poderiam ser feitas sempre é infinita, e fazer tudo o melhor possível sempre requer mais e mais ações.

Porém, se você se habituar a TOMAR DECISÕES IMEDIATAS sobre o QUANDO e COMO fazer a PRÓXIMA AÇÃO em cada tarefa, terá um certo “espaço mental” disponível, para fazer o melhor possível cada tarefa no tempo que se dispôs.

A falta de tempo não é o principal problema, e sim a falta de clareza das ações. E isto tem a ver com planejamento e comunicação, já que não trabalhamos sozinhos.

É difícil gerenciar ações ainda não identificadas. E por isso a maioria das pessoas reclama de não ter tempo para realizar seus projetos e seus objetivos. Não se realiza projetos, e sim ações presentes alinhadas com os projetos futuros.

Trabalhar de baixo para cima, melhorando o nível das tarefas diárias, abre mais “espaço mental” para refletir sobre valores. Se sua caixa de entrada estiver organizada, conseguirá refletir melhor sobre eles e o planejamento estratégico, tanto pessoal quanto organizacional. E trabalhar de baixo para cima passa por cinco estágios do fluxo de trabalho: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer.

“Não basta olhar para cima das escadarias; precisamos subir todos os seus degraus” Vaclav Havel

Os Estágios

Coletar – Processar – Organizar – Revisar – Fazer

Realizar estas cinco etapas de uma só vez não é prático. Ao elaborar uma lista de tudo o que se tem a fazer, NÃO comece a executar aquilo que é mais importante ou urgente. Apenas faça a lista primeiro, depois planeje o que vai fazer (quando começar aquele trabalho) e depois arquive, até o momento exato de executar a tarefa. Parece óbvio, mas pouca gente cumpre este sistema de forma espontânea, se tornando refém do que está ã sua frente…

1. Coletar
É listar, em uma folha de papel ou de forma digital, de tudo o que é possivel, de todas as pendências, ações e projetos em seu dia a dia. Qualquer coisa, pequena ou grande, pessoal ou profissional, tudo deve ser coletado e empilhado.

Onde você coleta?
• sua mesa e sua caixa de entrada física;
• caixa de entrada e pastas de email;
• papéis e anotações avulsas;
• seus arquivos, referências e listas de follow-up e checagem;
• gavetas, guardados, aposentos;
• agendas passadas e em você mesmo.

Coloque tudo em uma caixa de entrada física – se o objeto é grande, pegue uma folha de papel A4 e anote os itens de projeto, conforme já especificado. O importante é a menor quantidade possível de caixas de entrada, para termos menos lugares onde pode se esconder uma tarefa, o que fará que ocupe a sua mente, e não saia de lá.

Se há muita pendência em email, das duas uma: crie uma pasta de “Ações” e leve tudo para lá. Deixe a caixa de entrada do email vazia, pois o que entra lá afeta a sua atenção no momento, e não permite que você pense e decida sobre o que fazer.

Usar o email como caixa de entrada nem sempre é a melhor maneira. Muitos usam o sistema de enviar um email para si mesmos, contendo o planejamento da tarefa, e resumindo em um só email a listagem das pendências, e fazendo uma subpasta daquele projeto, com os emails referentes a ele. Outros utilizam um software de texto hierárquico, do qual falaremos mais adiante.

Nem tudo dá tempo de digitar, escanear e prover em uma caixa de entrada digital. Uma caixa de entrada de papel e documentos ainda é necessária. Mas não é necessário mover toda a estante para ela. Basta uma folha de papel conforme acima, informando precisamente onde, na estante, estão as referências, ou então uma referência no computador.

2. Processar
O objetivo da metodologia é esvaziar todo dia a caixa de entrada, arquivando aquilo que não estamos fazendo no momento, de maneira fácil de ser resgatada e fazendo listas do restante. Todo mundo que usa GTD aprende a importância de fazer listas de tudo. Listas são práticas, e organizam a informação. E o melhor atualmente é colocá-las em software. Podemos ter listas para:

• Compras a fazer
• Metas de Vida
• Valores Pessoais
• Programa de Exercícios
• Livros para ler
• Filmes para ver
• Aniversários
• Lista de presentes desejados
• Piadas
• Idéias criativas
• Lista de materiais para viagem
• Histórias para contar
• Números de documentos seus e de parentes
• Hiperlinks
• Locais a visitar e o que fazer lá
• Citações (Quotes)
• Bons restaurantes
• Marca e Números de série de produtos comprados

Você pode deixar estas listas em papel, em um arquivo de software ou até na Internet. As alternativas online possuem vantagens inegáveis hoje em dia, com a disponibilidade de banda larga, permitindo manter todos os seus controles independentes de micro e de forma bem segura. E existem diversos serviços de baixo custo ou até gratuitos, fáceis de serem utilizados. Por exemplo, no site Yahoo há uma agenda e um bloco de notas útil. E hiperlinks podem ser arquivados no serviço gratuito Del.icio.us e similares.

Para anotar listas em qualquer lugar pode-se também usar o Blablalists ou o Tadalists. E existe o excelente serviço Basecamp, que é pago, mas permite utilizar um só projeto de forma gratuita. E um só projeto é o suficiente para manter uma agenda online bem completa, ou abrir vários, em emails diferentes, para gerenciar vários projetos… É uma forma de ter um ótimo workgroup colaborativo com baixo custo.

Para quem prefere instalar um software de controle de informações e listas, a melhor sugestão é o software gratuito Keynote. Ele é um editor de texto em tópicos (costumeiramente conhecido como outliner) e é uma ótima forma de gerenciar informações dispersas, desde tarefas, receitas, notas, artigos, links até um livro inteiro, capítulo por capítulo. Há outras opções, pagas, tais como o Treepad, o NoteStudio e o Action Outline.

Links:
Yahoo: http://www.yahoo.com.br
Del.icio.us: http://del.icio.us
Blablalists: http://blablalist.com/
Tadalists: http://www.tadalist.com/
Basecamp: http://basecamphq.com
Keynote: http://www.tranglos.com/free/keynote.html
Treepad: http://www.treepad.com/
NoteStudio: http://www.dogmelon.com.au/NoteStudio.shtml
Action Outline: http://actionoutline.com/

3. Organizar
A primeira pergunta é a reflexão do que devemos fazer. Se puder jogar fora, jogue. Se nada puder fazer sobre a informação – ARQUIVE IMEDIATAMENTE, como referência útil, de forma que seja fácil de ser recuperada. Nunca a retorne para a caixa de entrada, no aguardo de precisar dela.

Como arquivar? A melhor forma é a alfabética, com títulos abaixo da ordem alfabética. Assim qualquer pessoa entenderá rápidamente onde encontrar algo, através da pista de um ou outro nome-chave. Arquivos cuja estrutura-raiz não seja alfabética não são tão práticos para quem não os conhece – e mesmo para quem os conhece, pois exigem muita reflexão na hora de guardar ou procurar alguma coisa.

Abaixo colocamos o ciclo completo do fluxo de documentos e pendências:

O anel externo:

- Não passível de ação:
Lixo
Arquivo de referências para revisão (incubação);
Arquivo de referências indexadas;

- Passível de ação:
Planejamento de projetos (arquivos);
Lista de projetos
Calendário de compromissos
Calendário de follow-up
Lista de próximas ações

O que é um Projeto? São tarefas com pelo menos mais de uma ação sequencial e dependente da realização da primeira. Se complexos, podem ser feitos em sistemas sofisticados, que possuem gráficos de Gantt e PERT-CPM, tais como o Visio, da Microsoft ou o Double Choco Late, um excelente sistema de gerenciamento de projetos online, em intranet, e totalmente gratuito (http://dcl.sourceforge.net).

Você não executa um projeto em um dia, e sim as ações relacionadas a ele. O importante em revisar os projetos e listar as próximas ações de forma regular é incorporar em sua listagem de próximas ações tudo o que é importante ser feito hoje para obter o projeto amanhã.

Não importa se utiliza uma ferramenta sofisticada de acompanhamento de projetos: transcreva as próximas ações para a sua lista de forma regular, com base em uma revisão diária ou semanal, e a mantenha atualizada.

10 Tarefas de Organização que você pode fazer em 2 minutos livres

1. Arquive cinco assuntos diferentes.
2. Olhe apenas uma sub-pasta de e-mail e decida revisar vinte itens do que guardou nela.
3. Pegue tudo que está na sua Caixa de Entrada, seja virtual ou de papel, e coloque em uma sub-pasta chamada Organizar. E crie, abaixo dela, quatro subpastas vazias: Eliminar, Fazer, Arquivar, Delegar. E, de agora em diante, o que de novo entrar na Caixa de Entrada, passe direto para uma delas.
4. Todo dia olhe a pasta Eliminar, revise e apague definitivamente vinte itens. Elimine de vez isto da sua vida.
5. Arranje uma prateleira grande e esvazie-a. Em um canto desta, coloque uma pilha de papéis que está a muito ocupando espaço em seu escritório. Toda vez que tiver dois minutos livres, vá até a pilha e distribua o seu conteúdo em quatro pilhas menores: Eliminar, Fazer, Arquivar, Delegar.
6. Tenha sempre muitos saquinhos plásticos, etiquetas adesivas e hidrocores. Pegue a pilha para arquivar e embale cada item. Escreva o assunto e coloque em ordem alfabética.
7. Marque um compromisso. Em dois minutos marque compromissos não urgentes mas que estão a tempos esperando um tempo livre… Transfira os compromissos para o seu calendário e reduza assim a lista de Próximas Ações.
8. Organize os seus recibos e papéis contábeis.
9. Organize uma gaveta, unificando suprimentos e material de apoio ou uma gaveta de roupas.
10. Organize fotos soltas em álbuns.

4. Revisar
Uma boa proposta de organização é:A cada dia:
REVISE e ATUALIZE o Calendário, a partir da Lista de Ações e da Lista de Projetos;
FAÇA o que se programou a partir da Lista de Ações. Uma boa maneira de não se estressar é manter em no máximo 7 tarefas pré-definidas por dia (mais ou menos duas);
ATUALIZE a lista de Ações a partir dos Calendários e Lista de Projetos;A cada semana:
REVISE a Lista de Projetos a partir dos arquivos de Planejamento de Projetos;
VERIFIQUE regularmente as referências arquivadas, para saber se há algo que deve ser incorporado ao Planejamento de Projetos;A cada mês:
REFLITA se os Projetos estão alinhados com os Valores e Objetivos mais importantes.

“Muitas pessoas se sentem melhor em relação ao seu trabalho quando limpam, fecham, esclarecem e renegociam todos os seus acordos consigo mesmas e com os outros. Faça isso toda semana, ao invés de anualmente”. David Allen.

5. Agir
Analise cada tarefa da pilha – é uma tarefa que posso fazer em 2 a 5 minutos? Se for, FAÇA-A imediatamente. Se não for, mas dispor de todos os dados, aloque o espaço para ela em seu Calendário de Compromissos ou coloque na pilha de Tarefas para o futuro, agendadas.

Em cima de sua mesa só deve ficar o seu Calendário, a sua Lista de Próximas Ações, Lista de Follow-Up, Lista de Projetos.

Por mais que vivamos em um mundo digital, ainda é grande a quantidade de papéis e dados que recebemos de forma material. E para processar a próxima ação muitas vezes só dispomos de um tampo de mesa. Por isso o processo de arquivamento tradicional deve ser dividido em três.

• Arquivo de Projetos
• Referência Geral
• Referência Rápida (Lembretes de Processo)

O terceiro é chamado de “Referência Rápida” ou “Arquivo de Lembretes” ou “Tickler System”, pois visa assessorar o trabalho dos 5 Estágios de Trabalho. Mais do que um Arquivo parado, ele é o local onde diáriamente serão manuseadas as pendências. O ideal é transformar a pilha de Projetos, Ações e Tarefas que usualmente estaciona em cima de sua mesa em arquivos de pendências com fácil resgate de informações.

O Tickler deve ficar mais próximo à mesa de trabalho – mas não em cima da mesa. Podemos criar um sistema de acesso rápido para ordenar as tarefas: 31 pastas numeradas de 1 a 31 (31 dias) e mais 12 pastas numeradas de 1 a 12 (12 meses). Este sistema é chamado “43Folders”. Enquanto coloca os documentos de acordo com o dia em que pretende recuperá-los para cuidar deles, é possível desde usar apenas pastas suspensas até construir os escaninhos em madeira. Ou então usar pastas plásticas largas em polionda, que ficam em pé, com etiquetas bem visíveis. O mais rápido e prático são as pastas suspensas, pela sua flexibilidade, desde que você possa dispor do espaço necessário. Algumas pessoas não precisam de tanto e se contentam em apenas 5 pastas numeradas de 1 a 5 (4,5 semanas) e mais 12 pastas de 1 a 12 (12 meses). Depende da quantidade de Tarefas que você tem e do volume de papel que recebe.

Um sistema para gerenciar as pilhas de tarefas pode ser simples ou elaborado. O ideal é utilizar o sistema mais detalhado – gasta mais energia e espaço para montar, mais economiza muito esforço para resgatar documentos.

Como sugestão, monte no pastas plásticas ou saquinhos para:
• Pagamento de Contas
• Recibos de reembolso
• Leituras
• Pautas – para guardar notas de reuniões a serem feitas semanalmente. Se você sempre se reúne com as mesmas pessoas em momentos diferentes, tenha uma subpasta para cada uma delas.
• Envio – cartas e documentos a enviar.
• Cópias – fotocópias
• Rol – para listas de compras, notas de lavanderia etc
• Listas Diversas de consulta
• Chamadas – para guardar anotações de chamadas telefônicas até ter tempo de retorná-las.
• Entrada de dados – para guardar cartões de visitas e números de telefones em papeizinhos, até ter tempo de digitá-los no computador
• Folhetos – ofertas, coisas a serem compradas, cupons
• Eventos – folhetos de eventos, calendários de atividades futuras
• Classes – material de treinamento, listas de classe e material de estudo de cursos que está fazendo.
• Próximos anos – papéis e taxas para avaliar só no ano que vem ou mais longe.
• Assinar agora – contratos e materiais para ler e assinar o mais cedo possível
• Organizar – material ainda não discriminado
• e muito mais.

Isto é diferente de suas pastas de Projetos no Arquivo normal, compartilhado. Estas podem estar ordenadas por projeto. E lembre-se de atualizar a sua lista de Projetos todos os dias, verificando as Próximas Ações dos Projetos.

E também é diferente do Arquivo de Referência Geral. Este arquiva dados como manuais de instruções de aparelhos, certificados, diplomas, suprimentos a mais (caso não exista um armário separado para eles). Este arquivo é importante, mas deve-se fazer um esforço para não misturá-lo ao Referência Rápida – ele não exige processamento constante – e nem ao de Projetos, pois suas demandas possuem menor prioridade e podem ser buscadas com mais calma.

Arquive isto fora do seu raio de visão – mas tenha um espaço, na mesa ou em um arquivo próximo, para depositar as pastas que estão “em processo”. Se não tiver isso, pode acabar ficando com tudo empilhado próximo.

A decisão sobre a próxima ação é fundamental. Você as faz e depois atualiza a lista de “Próximas Ações” e a lista de “Espera” (Follow-up). Lembre-se, esta também é uma lista de ações, e deve indicar o que você deve fazer para obter a resposta: telefonar, mandar email, se encontrar com alguém…

O Calendário é adequado para coisas com horários específicos:
• Ações com data e hora determinada: compromissos: você vai comparecer em determinada data.
• Ações com data determinada: eventos ou tarefas dependentes de prazo: algo que você quer fazer em determinada data.
• Ações com informações em data determinada: algo que você quer se lembrar em determinada data.

Não faça uma lista diária de coisas a fazer: isto é um desperdício de tempo. Reescrever a cada dia é desmoralizante e acabamos protelando a tarefa. Além do mais, é muito grande a tentação de incluir na lista diária de tarefas algumas que não são obrigatórias para aquele dia. Ao contrário, mantenha uma lista de “Próximas Ações”: ela é estimulante, à medida que vão sendo riscadas cada uma delas. Separe as listas de Próximas Ações por Contexto, isto é, pelo que precisará ter perto ao fazer esta tarefa: um computador, um telefone, uma determinada pessoa.

Foco Vertical
Quando planejamos, o ideal é que sigamos o sistema do planejamento natural. Este sistema pode ser resumido da seguinte forma:

1. Definimos o objetivo e os princípios, alinhando com a Visão
2. Visualizamos, comunicamos e motivamos para os resultados desejados
3. Fazemos brainstorm e motivamos os participantes do Projeto
4. Organizamos os fatos e dados, os insumos e recursos disponíveis, e as alternativas à disposição
5. Identificamos as próximas ações a realizar e anotamos as formas de acompanhá-las.

Apesar de parecer óbvio, muitas vezes nós “saltamos à uma conclusão”, elegendo uma alternativa que nos parece fácil e rápida, sem uma efetiva consideração dos objetivos desejados e sem análise adequada das outras alternativas e realizado um preparo psicológico para a aceitação da ação.Discutir mais detalhadamente este assunto foge do escopo deste artigo. Muitas vezes é necessário um adequado estudo sobre as formas de análise de problemas, sinergia criativa e tomada de decisão. Estes temas ficam para outro momento.

No entanto, vamos falar um pouco do Pensamento Sistêmico. Há duas classes de problemas:

- Problemas Convergentes
- Problemas Divergentes

Problemas Convergentes são aqueles que só possuem uma solução correta. Na verdade são Questões, não problemas. Na escola, nos perguntam: “quanto é dois mais dois”, e aprendemos que a resposta é quatro. Com o tempo, as decisões a respeito já são tomadas, e não demandam mais o uso das partes superiores do nosso cérebro, de tomada de decisões. Só requerem atenção, memória e aprendizagem. A maior parte dos problemas que precisamos administrar no nosso trabalho, no dia a dia, são problemas divergentes. Em inglês são “problems”.

Problemas Divergentes são aqueles do tipo de “Escolha de Sofia”. Isto é, uma decisão que não atende de forma perfeita todos os lados interessados. É um recurso escasso que precisa ser equilibrado entres dois projetos, é uma decisão que precisa ser negociada. É o clássico: “cobertor pequeno”: se cubro os pés, fico com frio no nariz; se cubro o nariz, fico com frio nos pés. Preciso ESCOLHER o que é mais importante, e assim, sim, alinhar com VALORES. Problemas divergentes são verdadeiros problemas. Em inglês são “troubles”.

Quando trabalhamos com Tomada de Decisão, é importante aprendermos a separar o que é Problem do que é Trouble: Questões de Problemas reais, desafios de Pensamento Convergente de desafios de Pensamento Divergente, para podermos planejar as Ações com base nos Valores, nestas determinadas questões.

Neste caso, retornando ao Projeto em vista, precisamos identificar a Meta Maior, para definir o planejamento em torno dele. Nem todos os Projetos necessitam deste momento de reflexão. Mas alguns sim.

Esta é uma visão geral da metodologia GTD, que visa auxiliar a organização pessoal e organizacional. Esperemos que auxilie na implantação de uma melhor organização, tanto pessoal quanto profissional, em suas vidas.

Antonio Azevedo é administrador e comunicador. Atua em Consultoria e Coaching Organizacional e Profissional.

Definição Oficial de GTD por David Allen

Obter o máximo do trabalho em equipe, principalmente em reuniões de grupo – consideradas, muitas vezes, um evento monótono e desperdiçador de tempo – requer o uso de metodologias especiais, seja para engajar o conhecimento, a participação, a criatividade e a motivação de cada participante, seja para permitir o acompanhamento das decisões tomadas em reunião.

O propósito deste workshop é discorrer sobre técnicas de resolver problemas e direcionamento da criatividade em grupo. O objetivo é auxiliar os profissionais de qualquer área em tornar suas reuniões mais participativas, favorecer ao máximo o rendimento do trabalho em conjunto, auxiliando a tomada de decisão e a implementação de estratégias de execução.

Programa:

• Vantagens Financeiras de uma Reunião Eficaz
• Prejuízos do Uso Inadequado do Tempo em Reuniões
• Dinâmica e Tipos de Reunião
• Papéis Sociais em Reuniões
• Equipes criativas
• Promover Participação
• Técnicas e Dinâmicas Criativas em Reuniões
• Pensamento Sistêmico
• Pensamento Lateral
• Debate Eficaz
• Controle do Tempo em Reunião
• Pautas, Marcações, Confirmações e Formulários de Controle
• Atribuição de Responsabilidades
• Follow-Ups e Relatórios de Acompanhamento
• Comunicação de Progressos

Instrutor:
Antonio Azevedo, administrador e comunicador, Consultor de RH, presta serviços para consultorias independentes na área organizacional. Trabalhou anteriormente na Telemar, na Texaco e na Nashua do Brasil, como também em agências de propaganda (JMM Publicidade, Free Propaganda, Archi Comunicação) e em empresas de serviços (DIMERJ Sistemas, GC Construtora).Desenvolve trabalhos de Consultoria e Coaching, para empresas e profissionais, como Coach Executivo. E é certificado como Trainer em PNL (Programação Neurolingüística), como Consultor Interno de RH e Facilitador de Qualidade e Produtividade. Modera grandes grupos online de discussão na área de Recursos Humanos.

Inscrições:
Entre em contato pelo email “coaching@antonioazevedo.com.br” e agende um grupo em sua cidade ou empresa.